Se você é um funcionário apaixonado e você notar que alguns dos procedimentos em seu trabalho poderia ser melhorado, você pode considerar a escrever uma proposta de introdução de novos procedimentos. Este tipo de uma carta proposta (ou e-mail) pode ser classificada como uma proposta interna. Escrevendo propostas internas é um pouco diferente do que escrever os externos. Porque você está escrevendo para pessoas que estão trabalhando na mesma organização que você faz, você pode usar seu jargão interno e ser menos sensíveis sobre o uso de informações confidenciais.
Criar um plano para a sua proposta. Determinar o público a quem você irá abordar a proposta. Se você deseja que sua organização a introduzir um novo sistema de contabilidade, por exemplo, entre em contato com o departamento de contabilidade, talvez o escritório do contador-chefe. Além disso, determinar o propósito da sua proposta - a implementação de um determinado sistema de contabilidade, por exemplo. Além disso, colocar-se no lugar dos leitores. Isso permitirá que você para entender melhor como você poderia convencer o público de que sua proposta deve ser aceite.
Comece a escrever a proposta. No início, explícita e claramente indicar a finalidade da sua carta. Por exemplo, você pode escrever, "Estou escrevendo esta carta para pedir ao Departamento de Contabilidade para considerar a implementação do sistema de contabilidade ABC."
Descrever os procedimentos em vigor na sua organização. Mostrar todas as ineficiências nos procedimentos atuais. Por exemplo, o actual sistema contabilístico pode ser muito demorado para operar. Além disso, pode fazer erros dispendiosos.
Fornecer uma breve descrição dos novos procedimentos. Descrever como eles seriam diferentes das antigas. Em primeiro lugar, descrever a sua proposta em apenas algumas frases. Depois disso, dar o máximo de detalhes que possam ser necessários. No entanto, tenha a carta proposta curto e conciso.
Dê os argumentos que suportam a implementação dos novos procedimentos propostos. Claramente listar os benefícios que os novos procedimentos pode trazer para a organização. benefícios possíveis incluem maior produtividade, melhor qualidade de bens ou serviços produzidos, uma maior poupança de matérias-primas e aumentou o moral dos funcionários.
Backup de sua proposta com todos os documentos, se for o caso. Por exemplo, novos procedimentos poderiam ter sido testado em outros lugares dentro da sua organização ou em sua indústria. Marcar todos os documentos comprovativos de forma clara e indicar o seu significado no texto da carta proposta.
Fornecer detalhes sobre como os procedimentos propostos podem ser implementadas em sua organização. Se você se propõe a introduzir um novo sistema de contabilidade, a implementação poderia ser feito em etapas. Por algum tempo, os novos e os antigos sistemas podem ser operados simultaneamente. Depois que o novo sistema é testado, o sistema antigo pode ser extinto.
Peça a alguém para ler a carta proposta antes de apresentá-lo. Peça críticas. Discutir a proposta e identificar os pontos onde pode ser melhorado. Alterar algumas frases na proposta para torná-lo mais convincente.
Apresentar a sua proposta.
dicas & avisos
- Use uma linguagem simples. Se você precisa usar certos termos, dar suas definições, a menos que você esteja certo de que a pessoa que lê a proposta está familiarizado com eles. Além disso, dar preferência a frases curtas que são claras e direto ao ponto.
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