mapeamento de informações é um método de documentação clara e eficaz para as empresas que já tenham desenvolvido os seus procedimentos, políticas e documentos de suporte. Negócios que estão apenas começando para formalizar os seus procedimentos também podem se beneficiar do método de documentação mapeamento de informações. mapeamento de informações agiliza a documentação, impedindo a duplicação de instruções ou informações através de procedimentos. Ele também fornece um formato para organizar as informações dentro de um documento para que ele seja mais facilmente compreendido. Convertendo a documentação da sua empresa para um formato de mapa de informação pode ser feito em poucos simples, embora etapas demoradas.
Revisar toda a documentação da empresa e sistematicamente organizar o conteúdo em categorias que contêm instruções similar. Limitar o conteúdo categoria através da remoção de conflitos e duplicações.
Por exemplo, muitos procedimentos têm uma seção para responsabilidades. Para este tipo de conteúdo que compilar todas "responsabilidades"informações do tipo em toda a toda a documentação. Ao fazer isso, você pode ver conflitos em responsabilidades ou áreas onde uma responsabilidade se sobrepõe ao outro. A partir daqui, agilizar o conteúdo para remover duplicações ou conflitos. Outros tais conteúdos a considerar inclui definições e precauções de segurança.
Crie documentos centrais ou outros repositórios de informação controlado por revisão para cada tipo de conteúdo.
Voltando ao nosso exemplo de responsabilidades, criar um documento que lista as responsabilidades conteúdo que você refinada na última etapa. Certifique-se de fazer referência a procedimentos em que as responsabilidades são realizadas. Isso garante que a documentação seja adequadamente inter-referenciado.
Agora que o conteúdo semelhante é deslocado para uma central de documentos, o teor de idade pode ser removida dos processos originais. Remova o conteúdo dos procedimentos originais, dando referência ao novo documento de referência central.
Atualizar o conteúdo restante documentação durante o processo de revisão para um formato mapeado-informação. Organizar o conteúdo do documento, agrupando informações pertinentes. Incluir sub-cabeçalhos. Use mesas onde possível, de modo conteúdo pode ser melhor visualizadas. Estabelecer as melhores práticas, incluindo qualquer conhecimento ou passos que os empregados normalmente executam, mas não foram documentados no procedimento tribal.
dicas & avisos
- mapeamento de informações varia de simples ao complexo e pode ainda reforçada através da inclusão de feedback mensuráveis para a gestão. Para a implementação mais complexo, os serviços profissionais de estabelecimentos como a empresa fundador informações de mapeamento, Inc. podem ser empregadas para otimizar seus processos mapeados ou não mapeados. (Consulte Recursos)
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