Como conduzir uma revisão de processos de negócios

Mapear o processo atual. Listar os processos críticos de negócio utilizados para produzir os seus produtos e serviços. Discutir problemas no ambiente atual, como atrasos no recebimento dos produtos ou dos problemas de qualidade de fornecedor. Realizar uma série de reuniões para a equipe para debater ideias sobre por que os problemas existem e como lidar com eles. Realizar pesquisas para aprender como outras empresas lidar com problemas semelhantes. Use ferramentas de mapeamento de processos de negócios gratuitos, como Gliffy, Bonita Open Solution ou Questetra BPM, para documentar o seu processo atual.

Rever os processos de negócios documentados para garantir os detalhes refletir com precisão a maneira que o negócio funciona. Por exemplo, distribuir os procedimentos de solução de problemas a todos os pessoal que lida com chamadas de serviço ao cliente. Observe pessoal usando os procedimentos e tome nota de qualquer desvio para identificar se o pessoal precisa de habilidades adicionais, conhecimento, formação ou experiência para fazer o trabalho de processos de negócios de forma eficaz.

Identificar possíveis mudanças. Determinar como as mudanças podem afetar os procedimentos actuais. Observe pessoal completar tarefas para validar suposições. Entrevistar trabalhadores para recolher o seu contributo sobre os problemas do processo enfrentados por sua organização. Realizar uma pesquisa ou executar grupos de foco para recolher as suas ideias para a melhoria. Não assuma que você sabe a solução certa, tais como a compra de novo hardware ou software, sem compreender como o novo sistema afeta a organização.

Projetar um novo processo. Redesenho de processos de negócios consiste em assegurar que todos os processos para funções da empresa alinhar aos objetivos estratégicos atuais. Afinar o processo com base na análise realizada como parte da revisão de processos de negócios. Rever o seu novo processo com a equipe para determinar as dependências entre as organizações e problemas potenciais. Documentar todas as alterações recomendadas pela equipe de revisão de processos de negócios e publicar as conclusões em um boletim de notícias, e-mail ou outro mecanismo de comunicação da empresa.

Avaliar a sua implementação. Medir as atividades operacionais, tais como a satisfação do cliente, os defeitos do produto ou custos, para determinar se as melhorias geradas pela sua análise tiveram um impacto. Realizar revisões subsequentes e ajustar seus processos de acordo, se há melhorias foram feitas dentro do prazo esperado.