É difícil encontrar um pequeno negócio sem pelo menos uma máquina de fotocópia. Copiadoras tornaram-se uma parte essencial da maioria das tarefas de gerenciamento de escritório. A maioria dos operadores de pequenas empresas e proprietários alugar copiadoras, em vez de comprá-los. Fazendo isso protege o negócio de altos desembolsos iniciais e, mais importante, permite-lhes manter-se com a mudança de tecnologia copiadora. Um contrato de locação máquina de cópia é um período de tempo mais longo do que uma semana ou um mês e as transferências de título para você. Aqui está o que você precisa fazer para locação de uma copiadora para o seu pequeno negócio.
Identificar como a sua empresa vai usar a máquina de cópia antes de entrar em contato com o representante de um fabricante copiadora. Será que vai ser uma copiadora independente ou parte de uma rede de copiadoras? Você agrupar, agrafar e impressão frente-e-volta? Quantas cópias você antecipa fazendo por mês? Você precisa de cópias coloridas?
Decida o que você quer coberto em seu contrato. Você quer um mensal taxa cobrindo tudo plana pode ser necessário em conexão com a copiadora como atualizações de hardware, instalação, manutenção, tintas e suprimentos de toner? Fazer este tipo de análise das necessidades irá impedi-lo de sobre-compra e vai garantir-lhe obter apenas o que você precisa para seu negócio. Não gastar em recursos que você não vai usar, se você pode evitá-lo.
Identificar, contatar e fazer compromissos com pelo menos três representantes do fabricante copiadora diferentes (ver Referências). Que cada representante demonstrar suas máquinas em seu ambiente de trabalho, fazer perguntas e pedir para ver o seu contrato de arrendamento copiadora, tomar notas e não fazem compromissos ainda.
Compare ofertas. As condições de financiamento do contrato de arrendamento, as capacidades do equipamento, e as características acessórias são todos importantes, mas uma atenção especial para a seção de manutenção dos acordos. Evite acordos de manutenção e serviços que exigem exageradamente alto volume de cópias anual ou mensal. Em vez disso, exigem um plano de serviço que você irá cobrar apenas para o volume mensal ou anual prevista de cópias. Olhe para os planos de serviços de reparação e manutenção que cobrem todas as peças e mão de obra, que irá cobrir o serviço de emergência, copiadoras substituição de abastecimento em caso de avarias, e que irá limitar os aumentos de preços de serviços contrato para não mais de 8 por cento ao ano.
Entre em contato com o representante do fabricante para a copiadora que você quer e ir sobre os termos do contrato e financiamento de arrendamento, mais uma vez para verificar a sua compreensão. Finalmente, providenciar a entrega ea instalação da copiadora (s) e os acessórios.
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