Quando o Social Security Act foi assinado em lei em 1935, o governo dos EUA assegurou americanos que o número seria utilizado exclusivamente para rastrear os trabalhadores, a fim de assegurar benefícios de aposentadoria federais precisos. Desde então, o número de segurança social evoluiu para um sistema de rastreamento nacional de facto que é usado para tudo, desde pedidos de crédito a inscrição do jardim de infância. Muitas leis federais governam o uso de seus números dos cidadãos, mas não existem leis federais que regem a forma como o empregador pode usar o seu número de Segurança Social. No entanto, algumas leis estaduais regem o uso de um empregador do seu número da Segurança Social, e há diretrizes empregadores devem seguir para proteger sua privacidade.
Proteções federais
As leis federais proteger os cidadãos contra uso indevido de seus números de Segurança Social. Se um empregador usa um número de Segurança Social para obter documentos fraudulentos ou instrumentos financeiros ou mensagens, o número publicamente, o que o torna vulnerável a roubo de identidade, que poderia ser uma violação dos EUA Lei crimes cibernéticos. Além disso, se o uso indevido inclui informações médicas de qualquer tipo, os empregadores podem estar em violação da Health Insurance Portability e Accountability Act leis (HIPAA). No entanto, se o número da Segurança Social é simplesmente postou em um mural público, não há nenhum recurso legal nacional, a menos que seu empregado pode provar uma correlação direta com prejuízos financeiros.
Estatutos do estado
Em 2001, a Califórnia adotou leis que tornam um crime para postar número de Segurança Social de um empregado ou para usá-lo como um número de identificação ou senha da Internet. Também é ilegal para codificar o número em qualquer documentação, mesmo usando um código de barras e apenas os quatro últimos dígitos pode ser usado em recibos de pagamento ou declarações. Desde essa altura, Michigan, Texas e nove outros estados adotaram leis similares. Verifique as leis estaduais para a legislação específica do local.
Sugestões operacionais
A proliferação de roubo de identidade obrigou a Administração da Segurança Social para compilar uma lista de Melhores Práticas para empregadores uso no cumprimento das suas responsabilidades para proteger os trabalhadores `números de Segurança Social. Os empregadores são encorajados a usar outros de CPFs números para fins de identificação de funcionários e criptografar todos os dados pessoais que devem ser transmitidos por via electrónica. Além disso, o SSA sugere que os funcionários assinar acordos de confidencialidade, se os seus empregos obrigá-los a ter acesso aos números de Segurança Social dos outros. A SSA também sugere que uma posição conformidade com a privacidade ser instituída para fornecer supervisão executiva da manipulação sensível documento.
Prevenir um Breach
Para garantir que o empregado números de Segurança Social são protegidos, os empregadores devem manter-se atualizado sobre as melhores práticas, tal como previsto pela Administração de Segurança Social e implementar novos procedimentos quando necessário. Um passo é inventariar o seu equipamento para você saber não só o que hardware e software que você está usando, mas também qual versão você está executando. Certifique-se de sua infra-estrutura é segura. Mesmo os mais novos computadores e software mais recente pode ser patches de segurança faltando, então baixar e instalar qualquer outro que você descubra faltando. Finalmente, realizar reuniões mensais para atualizar e treinar funcionários sobre procedimentos de segurança cibernética como ameaças pode ser interna como externa.
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