Quanto é que eu preciso para reembolsar os meus funcionários para a sua quilometragem?

O reembolso de quilometragem é uma idéia simples, de senso comum. Em vez de tentar recolher todos os recibos de gás e outros registros necessários para controlar as despesas de veículos reais, você pode pagar uma quantia por milha que se aproxima o custo de dirigir um carro. O IRS torna isso fácil, definindo uma taxa normal para a milhagem de negócios com base no custo médio de operação do veículo motor. Por exemplo, em 2015 a taxa normal foi de 57,5 ​​centavos por milha. Este valor padrão permite que o custo operacional total, incluindo despesas como combustível, depreciação, reparos e seguro. O IRS não exigem registos de custos reais quando você usa a taxa normal. Negócios Recursos Legal diz que a maioria dos empregadores que pagam reembolsos de quilometragem adotar a taxa normal ou uma quantidade muito próximo a ele.

política de reembolso de milhagem da sua organização deve atender aos critérios de IRS para os pagamentos devem ser considerados despesas de negócio e remuneração de empregados não tributável. Quilometragem pode ser reembolsado somente para o curso que está directamente relacionada com o desempenho de funções de trabalho. Pendulares de e para casa e um local de trabalho regular não é quilometragem qualificado. No entanto, viajar entre um escritório em casa e outro local de trabalho ou entre a casa e um local de trabalho temporário pode ser quilometragem elegível, tal como está dirigindo entre vários locais de trabalho. Se a sua organização for pré-pago despesas de quilometragem, os empregados têm de devolver qualquer porção não utilizada.

Quando os empregadores reembolsar condução despesas com base na quilometragem, a única documentação do IRS requer é um registro de cada viagem. Isso geralmente é realizado por instruir os funcionários a manter um registro de quilometragem. As leituras de hodômetro iniciais e finais para cada viagem deve ser incluído em uma entrada de log, juntamente com a data. A razão para a viagem e o itinerário deve ser indicado. Os funcionários devem apresentar os seus registos de quilometragem em um horário regular para reembolso.

O IRS conta reembolsos pagos a uma taxa igual ou menor do que a taxa normal como despesas comerciais. Os reembolsos não estão incluídos na remuneração do trabalhador em formulários W-2. No entanto, se um empregador opta por pagar mais do que a taxa normal, a diferença é a compensação e está incluído como rendimento tributável em W-2s. As taxas de estacionamento e portagens não são tidos em conta a taxa normal. Os empregadores podem optar por reembolsar empregados para estes custos como despesas de negócio, além de pagar a taxa normal para a condução do trabalho.