Quais são os benefícios da digitalização de documentos?

Uma vantagem de digitalizar documentos é que ele pode permitir que grandes volumes de informação a ser armazenada numa pequena área. Fisicamente arquivamento e recuperação de documentos em papel tem uma quantidade considerável de tempo e esforço e exige depósito armários que podem ocupar salas inteiras dedicadas ao armazenamento. Um disco rígido único computador pode armazenar o equivalente a centenas de armários no valor de documentos físicos como imagens digitais.

Outro importante benefício da digitalização de documentos é que ele permite que as informações sejam enviadas para outros rapidamente e facilmente. Um documento digitalizado pode ser enviado para outros em todo o mundo quase instantaneamente como um anexo de e-mail, enquanto que documentos físicos pode levar dias ou semanas para enviar por meio de sistemas de correio e de encomendas padrão, e pode ser muito caro.

Encontrar documentos específicos em grandes armários é pesado, eo tempo pode ser perdido à procura de documentos que tenham sido removidos, que nunca foram arquivados, ou que tenham sido misfiled. Digitalização de documentos permite a bancos de dados digitais de documentos que podem ser pesquisados ​​rapidamente com base em critérios como palavras-chave ou documentos títulos. Isso pode aumentar significativamente a eficiência de acesso aos dados e realização de pesquisas, e pode permitir que vários usuários para acessar a mesma informação ao mesmo tempo.

A digitalização permite aos usuários criar cópias de segurança de documentos para evitar a perda de dados. Criação de cópias físicas de documentos requer tempo, tinta ou toner e papel, mas a criação de cópias de informação digital é tão simples como ligar um disco rígido externo a um computador e arrastando os arquivos que deseja copiar para a janela da nova unidade de disco rígido. Até mesmo dispositivos de armazenamento compactos, como pen drives têm o potencial para segurar milhões de palavras em documentos digitalizados e pode permitir que os usuários para o transporte de documentos de uma forma portátil e fácil de usar.

Digitalização de documentos permite aos usuários editar ou alterar documentos com programas de computador, como editores de imagem e programas de processamento de texto. Isso pode permitir aos usuários adicionar comentários e notas para documentos sem alterar o documento original: a nova versão pode ser salvas sempre que alterações ou edições são feitas.