Como digitalizar um grande número de arquivos de papel

instruções

1. Primeiro, monte o seu abastecimento. É provável que você já tem um computador e seus arquivos um pouco organizado. O que você não pode ter é um scanner apropriado. A digitalização de um grande número de documentos com um scanner de mesa pode ser uma tarefa real, então investir em um scanner que pode aceitar um número de folhas de papel de cada vez. scanners dedicados podem, curiosamente, ser muito mais caro do que o all-in-One / fax / scanners. A maioria tem habilidades comparáveis ​​em termos da resolução que possam produzir - o que você está mais interessado em é quantas folhas o scanner pode aceitar de uma vez. Além disso, ler comentários on-line para se certificar de que o alimentador de originais não faz jam. Uma opção adicional que poderia vir em útil é a capacidade de auto-duplex de digitalização - o que irá deixá-lo digitalizar ambos os lados de um documento sem uma etapa de recarga manual.

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   Depois de ter todos os seus materiais à mão, percorrer os arquivos que você deseja processar e classificá-los. Você vai querer semelhante de largura grupo papéis em conjunto (isto é, papel de caderno em conjunto com papel de caderno, papel de copiadora com papel copiadora), e separar quaisquer documentos que tenham dobrado cantos, rasgos ou outros danos que possam interferir com o alimentador de documentos. Em seguida, o grupo de papéis em lotes que o scanner pode aceitável, por exemplo, pacotes de dez páginas. Estes documentos coligidos pode ir na "dentro" caixa.

3. Agora, você está pronto para digitalizar! Carregar o software de digitalização que acompanha a impressora / scanner, e carregar o seu primeiro lote de documentos no scanner. Escolha uma resolução adequada - 300 dpi é padrão, e geralmente mais do que suficiente. Escolher uma resolução maior pode resultar em uma imagem de melhor qualidade, mas isso vai levar mais tempo para digitalizar e mais espaço para armazenar. Escolher tons de cinza em vez de cores também pode economizar espaço em disco. Para documentos, PDF é um bom formato para escolher, como ele vai ser mais fácil agrupar documentos com várias páginas em um único documento do que seria com imagens.

4. Continuar processando o resto de sua papelada. Se você tiver muitos documentos digitados, pode valer a pena investir em software OCR (como o ABBYY FineReader). Isto irá converter o texto em seus documentos em texto editável e pesquisável. O software é muito menos confiável para documentos manuscritos.