Porque formatos de registros eletrônicos mudar tão rapidamente e formatos de arquivo só pode ser aberto por determinados programas, tem havido uma certa relutância em confiar em programas de software proprietário para arquivar documentos electrónicos. Embora o formato PDF foi inventada pela Adobe, as especificações para ler e editar um documento PDF estão disponíveis para desenvolvedores de terceiros e os usuários não têm que confiar em Adobe para abrir os documentos. Por esta razão, os arquivistas começaram a contar com a / A formato de arquivo PDF para o arquivamento de registros eletrônicos.
Coisas que você precisa
- Computador
- Acesso à internet
- documento PDF
- software de edição de PDF
Entenda a diferença entre um PDF regular e PDF / A. Segundo a Organização Internacional de Normalização, PDF / A é um formato de arquivo baseado em PDF, que "fornece um mecanismo para representar documentos eletrônicos de uma maneira que preserve a sua aparência visual ao longo do tempo, independente das ferramentas e sistemas utilizados para criar, armazenar ou tornar os arquivos." Um PDF / A arquivo é um PDF permanente que é formatado de tal forma que ele pode ser recuperado na mesma forma durante um longo período de tempo.
Abra o documento PDF que deseja arquivar no Adobe Acrobat 8.0 ou superior ou um terceiro editor de fonte do partido. Consulte Recursos 1 para uma lista completa de PDF criação de software.
Comente quais os elementos que estão no PDF. Para um PDF para ser compatível com o formato PDF / A que tem que ser 100 por cento contido, o que significa que não há elementos externos são necessários para o documento a ser visualizado. Fontes, imagens, gráficos e de cores precisa ser incorporado no documento. No Adobe Distiller, clique em Configurações na parte superior da barra de menu e selecione Editar Configurações do PDF. Aqui, você terá a opção de incorporar fontes imagens e cores. Vídeo e áudio elementos não podem ser incluídos no PDF / A.
metadados de entrada no documento para que ele será pesquisável. metadados PDF inclui palavras-chave, a versão do PDF utilizado eo nome do programa que criou o documento PDF. Para introduzir os metadados no Adobe Acrobat, clique em Avançado em na barra de ferramentas superior. No menu suspenso, clique em documento de metadados.
Salve o documento em um arquivo. Um arquivo pode ser um servidor externo seguro, disco rígido ou um DVD de ouro. Os meios de comunicação que você decidir para armazenar seu arquivo PDF vai depender do que é mais seguro em seu escritório ou casa.
dicas & avisos
- arquivos PDF / A podem ser maiores do que arquivos PDF regulares porque tudo está incorporado.
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