Como usar o MS Word para fazer um manual de usuário

Estilos determinar a aparência de todo o texto, para que você deve decidir antes do tempo o tamanho, cor e comportamento que você quer para fontes do manual do usuário. É vital que você faça isso antes de começar a escrever, porque se você mudar de idéia mais tarde sobre uma determinada fonte, você só precisa mudar o estilo de uma vez, em vez de centenas de páginas de texto. Ele também irá ajudá-lo a criar sua tabela de conteúdo mais tarde. Microsoft Word foi construído com estilos para alguns dos documentos mais comuns, mas para algo tão grande como um manual, você deve personalizar os seus próprios estilos.

Abra a guia Principal para encontrar o painel Styles visível a partir da fita. direita; clique em um estilo que é semelhante ao que você deseja criar, como "Título" ou "Título 1," e selecione "Modificar." Mudar o nome do estilo usando uma convenção de nomenclatura que coloca todas as suas utilizador estilos manuais em conjunto, como "UM_Chapter." Editar os estilos de acordo com seu manual. Selecione os "Estilo de parágrafo seguinte," que é a fonte que deseja retomar depois de pressionar "Entrar." A maioria dos estilos de cabeçalho, por exemplo, são seguidas pela "normal" ou "parágrafo" estilos. Clique "Está bem" para salvar o seu novo estilo.

A próxima coisa a fazer antes de adicionar conteúdo é para personalizar os seus cabeçalhos e rodapés para incluir o nome do documento, versão e número da página. Abra a guia Inserir e escolha entre o cabeçalho, rodapé ou número da página menus drop-down. Se você não estiver satisfeito com as opções embutidas, você pode baixar outros da Microsoft ou você pode clicar "Editar..." para customizar. Comece a numeração de página no capítulo 1. Isso mantém a numeração com o conteúdo real e ignora a página de rosto e tabela de conteúdos.

Para um manual de uso geral não técnica, você usaria os títulos dos capítulos que progridem com o usuário. Um brinquedo pode ter um primeiro capítulo chamado "Montagem do Produto" seguido de um capítulo chamado "Utilização do produto." Quando você escreve um manual técnico, no entanto, a convenção para os capítulos é tipicamente para usar a numeração delineados. A razão para isso é que os engenheiros muitas vezes remetem a documentação de um produto, e é mais fácil de dizer equipes "Estou seguindo o capítulo 4.2 Especificações" do que ter caça todos para a localização das especificações. Independentemente de você usar títulos dos capítulos ou numeração delineada para cada capítulo, sempre configurá-lo como um estilo e nunca formatar cada capítulo individualmente.

Quando você estiver pronto para adicionar conteúdo ao manual, selecione um dos seus estilos personalizados e comece a digitar. Um usuário típico de layout manual do capítulo deverá conter um título de capítulo, seguido por uma introdução capítulo e, em seguida, por seções e subseções.

Usar um retorno de disco rígido, no final de um capítulo. Um retorno de disco rígido na maioria dos computadores com Windows é realizado pressionando "Ctrl-Enter." Isso garante que cada capítulo começa em uma nova página.

Os melhores manuais de utilizador são criados com um saldo de texto, referências e recursos visuais. Você pode adicionar notas laterais e outras referências de apoio através da inserção de notas de rodapé ou notas de rodapé. Notas finais são notas que ocorrem no final de um capítulo notas de rodapé e aparecem na parte inferior da página indicada. Coloque o cursor onde deseja que a marca de referência. Abra a guia References e clique "Inserir nota de rodapé" ou "Inserir Nota."

Adicionando imagens a um manual do usuário pode ser complicado em MS Word por causa da forma como ele quebra o texto. As duas melhores maneiras de controlar as imagens são, quer colocar a imagem em uma nova linha por si próprio ou para criar uma tabela invisível e colocar a imagem no seu interior. Usando uma mesa funciona bem quando você deseja colocar a imagem no lado direito da página e não se preocupar com questões de texto de acondicionamento.

Um índice no final de um manual do utilizador ajuda os usuários a procurar conteúdo por palavras-chave. Para criar um índice em MS Word 2007 ou mais tarde, abra a guia Referências. Selecione o texto ao índice, e clique "Marcar entrada." Mark outras palavras-chave em todo o documento. Quando você terminar de selecionar texto, coloque o cursor onde você deseja colocar o índice e clique "Insira Index."

Quando todo o seu conteúdo é adicionado, é hora de criar o índice de conteúdo. Coloque o cursor onde você deseja colocar a tabela de conteúdos. Certifique-se esta é uma nova página limpa com nenhum outro conteúdo nele. Na guia Referências, clique em "Índice" e selecione um dos layouts internos que são baseados em seus estilos selecionados.

Depois de ter-se um manual perfeito, convertê-lo para o formato PDF. Isto é opcional, mas altamente recomendado. Uma das desvantagens do uso de MS Word para grandes documentos em vez de usar software de publicação é a sua tendência a se comportar mal quando partilham. estilos dos seus leitores pode ser definido de modo diferente ou eles podem ter uma versão diferente do Word. PDF é essencialmente um instantâneo de seu manual. Ele permite que os leitores a fazer comentários, mas deixa o documento intacto. selecionar "Arquivo" e "Salvar como," e selecione PDF como tipo de arquivo.