De acordo com a Biblioteca Estadual Texas, mantendo um sistema de gerenciamento de arquivos desorganizados é uma receita para o desastre. É difícil obter informações sempre que for necessário com urgência. Organizar e manipular informações dentro de um sistema tão desorganizado para fins de tomada de decisão também é bastante impossível. Um sistema de arquivamento eficiente é obrigatório para qualquer organização que espera colher benefícios a partir das informações na sua posse. O sistema de organização geográfica é apropriado quando a localização geográfica é o componente mais importante da informação.
Conveniência
registros geográficos relacionados a um local específico são armazenados juntos. Isso facilita a rápida tomada de decisões, porque a informação em análise diz respeito a apenas uma área geográfica específica. áreas geográficas são classificadas como unidades ou grupos de unidades. apresentação geográfica permite uma fácil circulação de registros simplesmente deslocando-los de um local para outro.
Vantagens de análise
apresentação Geographic auxilia o processo de análise, permitindo uma fácil comparação de itens de dados. Por exemplo, uma análise dos registros arquivados de acordo com a construção de nome e localização podem ajudar a identificar os registros de manutenção para um edifício particular.
complexidade Desvantagens
O processo de armazenamento e recuperação de dados geográficos é devido à necessidade de referência utilizando múltiplos identificadores demorado. Por exemplo, a localização de um edifício, em concreto, requerem uma referência a um estado particular, a cidade, rua e, finalmente, o nome do edifício. Os registros mantidos em algumas nações são escritos na sua língua. Por exemplo, a cidade de Florença, na Itália é "Firenze" nos registros italianos. portanto, torna-se necessária referência cruzada para o outro idioma para permitir que usuários não-italiano para compreender a informação.
Desvantagens Índice de Requisito
Você precisa estar familiarizado com a área geográfica suficientemente bem para compreender os registros. Para localizá-los rapidamente, você precisa utilizar um índice alfabético. O processo de armazenar e recuperar um registro requer duas ações: Verifique o índice para o local do arquivo, e procurar por ela no meio da outra informação.
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