De acordo com os EUA National Archives and Records Administration, a agência federal que supervisiona todos os registros federais, gerenciamento de registros aborda o ciclo de vida dos registros, que é o período de tempo que os registros estão sob a custódia de uma organização. O ciclo de vida consiste em criação, uso e disposição. Avaliando um manual de políticas e procedimentos de gerenciamento de registros envolve a verificação de que contém as políticas de depósito e manutenção de registros, registros de disposição e um plano de recuperação de desastres.
Avaliar a secção introdutória do manual. Ele deve falar sobre as boas práticas de manutenção de registros. Segundo o site da Agência de Proteção Ambiental, essas práticas incluem arquivamento somente o necessário e fazê-lo de forma consistente em uma maneira que facilita o acesso e disposição.
Avaliar a seção da negociação manual com a realização de um inventário. A realização de um inventário inclui inspeção e registro de informações essenciais sobre papel e registros eletrônicos e arquivos e identificar o material duplicado. O inventário deve conter os nomes e tipos de registros que devem ser mantidos, data de criação, mídia de armazenamento e localização e detalhes sobre os registros que foram destruídas.
Rever as políticas e procedimentos para sistemas de arquivamento de manutenção de registros e. O manual deve especificar a forma de determinar quais registros são mais importantes. Ele também deve especificar os detalhes logísticos de onde e como esses registros devem ser armazenados. Um sistema de manutenção de bom registro deve permitir-lhe identificar e recuperar os registros rapidamente. Assegurar que as políticas e instruções de rotulagem e arquivos de codificação de cores, caixas de armazenamento, CD-ROMs e outros meios de armazenamento são escritos de forma clara. Detalhes de registros armazenados off-site ou em uma área de armazenamento separado deve ser mantido e atualizado. Avaliar a política de formação recrutamento e para os funcionários que estão no comando de gerenciamento de registros.
Examinar como as políticas e procedimentos incorporar tecnologia da informação. Este exame aplica-se não apenas à gestão de registos electrónicos, mas também para o uso da TI no próprio processo de gerenciamento de registros. Por exemplo, a tecnologia de exploração óptica e microfilme pode eliminar a necessidade de espaço para armazenamento de pilhas de caixas cheias de papel. Um programa de aplicação de software de banco de dados simples, como o Microsoft Excel, pode ajudar as empresas a controlar os registros da criação à disposição.
Verifique as políticas de disposição. Organizações rotineiramente descartar registros antigos, mas os procedimentos são necessários para garantir que os documentos vitais não estão sendo descartados ou desfiado acidentalmente. Os formulários devem ser usados para gravar o título dos documentos que estão sendo eliminados, a data da alienação eo nome e assinatura da pessoa que autoriza a disposição.
Verificar os procedimentos de recuperação de desastres. O manual deve conter uma seção sobre procedimentos de recuperação em caso de danos acidentais, roubo, incêndio ou desastre natural. Por exemplo, procedimentos de recuperação de desastres pode incluir manter cópias opticamente digitalizados de papel vital e registros eletrônicos em um local separado.
dicas & avisos
- De acordo com o Arquivo Nacional dos EUA, os benefícios do gerenciamento de registros incluem a disponibilização atempada de informações, prestação de serviços consistente e equitativa, planejamento de continuidade de negócios em caso de acidentes ou desastres naturais, preservação de registros para auditorias, a proteção contra acesso não autorizado e suporte a litígios.
Como encontrar a Casamento e divórcio registros
Como obter registros pagos militares últimos
Como encontrar registros de julgamentos federais de condenação