Como manter o controle de documentos

Os documentos têm uma mobilidade muito maior do que eles fizeram há 10 anos, e é muito fácil para um funcionário para fazer uso do documento errado, por material classificado para entrar em mãos erradas ou perder o controle de informações necessárias. Se você entender o fluxo de trabalho através de sua organização, você pode criar um sistema que os canais de informação para as pessoas que dela necessitam e que fecha outros canais para manter esse material de ir em uma direção que pode inundar ou mesmo afogar o seu negócio.

Atribuir parâmetros para proteger suas informações, ao decidir que a organização membros realmente precisa ler o documento e que precisa de ser capaz de editá-lo.
Definir permissões por meio de propriedades do programa do documento, tais como clicar no botão do menu principal do Microsoft Word e examinando opções de propriedades do programa para escolher detalhes como quem pode compartilhar um documento, que pode adicionar comentários e que pode encaminhá-lo.
Clicar em um menu Propriedades como você fez no passo 2 para definir rastreamento, que vai dizer se o documento foi transmitida, quando e para quem.
Indique as propriedades novamente para definir Version Control, que permite o acesso aos controles que irá acompanhar essas versões e para as próprias versões.
Defina as opções em Propriedades para o informar sobre a fonte da informação, e mesmo se você gostaria de aceitá-lo em seu sistema se você estiver trabalhando com um documento a partir de fora de sua organização.
Use opções de propriedades do programa para definir datas de vencimento para o acesso, tais como constrição um usuário para ler o documento dentro de um período de tempo específico. Empregar esta opção para dar-lhe informações como se o destinatário tiver sido aberto ou ler alguma coisa, e se você precisa lembrá-los a tomar medidas.
Revogar a permissão para acessar um documento sob as condições definidas no Propriedades em tais situações como a rescisão de um funcionário que poderia usar o documento durante o trabalho.
Defina o seu sistema para fazer alterações de edição consistentes em sistemas, de modo que todas as cópias são afetados ao mesmo tempo se eles estão on-line ou off, e ou mesmo em outros computadores.

dicas & avisos

Estar familiarizado com o funcionamento dos programas que você usa para criar documentos para entender como eles podem proteger-se e você.
Salvar múltiplas versões de documentos em um arquivo especial e separada em seu próprio computador, a fim de responder às preocupações ou perguntas sobre quaisquer alterações, em qualquer ponto do processo.
Considere a adição de um programa específico de controlo documental para sua organização para outra camada de segurança e manutenção.

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