pastas Manila e armários não são necessários para manter e organizar um registro completo de documentos importantes. Os artigos podem ser picado depois de ser apresentado por via electrónica ou mesmo completamente eliminados à medida que mais empresas e escritórios do governo estão se movendo em direção a mais, empresas sem papel ambientalmente amigáveis, evitando cópias impressas para versões electrónicas. papelada eletrônico reduz a necessidade de armazenamento, reduzindo assim os custos, economizando tempo e beneficiando o meio ambiente. Digitalização, cópia e apresentação de documentos é fácil com o hardware mínimo e investimento em software. Scanners são vendidos on-line, em lojas de produtos de escritório e até mesmo em lojas de departamento, e eles são acessíveis. Algumas máquinas combinam capacidades de impressão, fax, digitalização e cópia.
Coisas que você precisa
- Scanner e copiadora ou all-in-One
digitalização de documentos
Conecte o scanner ao computador com o cabo de ligação USB incluído. Instale todos os drivers usando o CD de instalação ou visitando o site do fabricante.
Coloque o lado de impressão do documento para baixo no quadro de cama de vidro.
Alinhe as bordas de acordo com as marcas indicadoras do quadro de cama de vidro.
Digitalizar uma página de cada vez, fechando a tampa e pressionando o "digitalização" ou "Começar" botão. O documento será convertido em um arquivo digital. Quanto maior os pontos por polegada, ou DPI, maior o detalhe do documento digitalizado terá. No entanto, com mais detalhe, o arquivo torna-se maior e levará mais tempo para download.
Cópia de documentos
Coloque uma cópia de um documento na copiadora vidro, com as bordas alinhadas, conforme indicado na máquina.
aperte o "Cópia" ou "Começar" botão.
direito; clicar em um documento eletrônico e selecione "Cópia."
Copie o documento eletrônico na mesma pasta, em uma pasta existente ou para uma nova pasta.
Arquivar Documentos
Clique no ícone no canto superior direito da sua "meu computador" menu que parece uma pasta com uma estrela nele. Isto irá abrir uma nova pasta.
Nomeie a pasta apropriada para o tipo de documentos que serão armazenados nele.
Arraste um arquivo para a nova pasta, segurando o botão esquerdo do mouse sobre a pasta, movendo sua seta para a pasta e soltar o botão esquerdo do mouse.
dicas & avisos
- Não manter os arquivos desnecessários.
- Use um método consistente para nomear arquivos e pastas para o arquivamento mais eficiente.
- Mantenha os documentos relacionados juntos.
- Mantenha o trabalho em curso e concluídos separada.
- Evite encher demais pastas. Em vez disso, quebrar arquivos grandes em menores, subpastas precisamente nomeados.
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