Como estimar as despesas de viagem de negócios

Como você considerar todas as opções - escolha do hotel, escolha de voo, quantidade para gastar em alimentos - você tem que fazer malabarismos e comparar os números e acompanhar o total. A planilha pode ajudar. Você pode baixar um modelo de travel-orçamentação Excel da Microsoft, ou elaborar um que se adapte às suas necessidades pessoais melhor. Você também pode usar uma planilha para comparar viagens alternativas, ou para pesar os benefícios potenciais. Uma viagem para Paris, por exemplo, pode valer a pena se ele aumenta suas exportações para a Europa.

Se sua empresa tem enviado pessoas em viagens de negócios no passado, ir sobre os relatórios de despesas. Isto pode lhe dar informações para as estimativas mais realistas. relatórios de despesas pode mostrar-lhe onde os custos eram menos do que o esperado e onde eles rebentado do orçamento. Você pode ser capaz de detectar padrões de gastos excessivos - por exemplo, ficar em hotéis de alto preço, em vez de alternativas razoáveis ​​economicamente mais caros. Se você cortar fora um pouco de gordura, os custos estimados para baixo.

Você pode ser capaz de espremer mais de seu orçamento de transporte do que você pensa. Se você tem algumas próximas viagens na agenda, ligue para as companhias aéreas e perguntar sobre descontos de negócios. Converse com as agências de viagens sobre se eles têm companhias aéreas parceiras ou hotéis, que vai oferecer-lhe uma taxa reduzida. Olhe para se dirigir ou tomar o trem pode salvar substancialmente, ou se voar em um aeroporto diferente será mais barato. Depois de saber as opções, suas estimativas se tornam mais realista.

Viajar para o destino é apenas o primeiro passo. A folha de cálculo deve incluir tudo o que se perde: um subsídio de alimentação, despesas de hotel, contas de limpeza a seco, transporte terrestre e os clientes de entretenimento. Olhar para as opções, tais como um hotel mais barato na rua em frente a convenção, ou dois viajantes a partilhar o quarto. Uma vez que você tem os fatos, ligá-los em seu orçamento e ver o quanto ele pode ir para cima ou para baixo.