Como manter registros fiscais quilometragem do veículo

regulamentos do IRS para os contribuintes que optam por deduzir a taxa de quilometragem padrão requerem um registo que mostra "milhas percorridas, o destino ea finalidade do negócio." Você não incluir esse registro com os formulários de imposto que você enviar no final do ano, mas você deve mantê-lo como prova se o IRS questiona sua dedução de milhagem, ou se você está sempre auditados. O seu registo deve incluir informação suficiente para satisfazer o auditor. Por exemplo, se você registrar que em 12 de janeiro, você dirigiu 9 milhas para uma reunião com um cliente, estar preparado para provar que a distância era realmente 9 milhas. E o seu propósito declarado deve incluir detalhes suficientes para que o auditor determine que esta foi uma viagem de negócios legítimos.

O IRS também define o que considera quilometragem como dedutível para negócios. Por exemplo, você não pode deduzir as milhas entre sua casa e seu local de trabalho. Mas você pode deduzir a distância entre dois lugares diferentes de negócios. Você pode deduzir a quilometragem entre o escritório e os escritórios de clientes que você chama, mesmo se o seu escritório está em sua casa. Se você viajar para uma conferência ou reunião ou para tomar um seminário que vai beneficiar você em seu negócio, isso conta como uma dedução de negócios. Se a sua viagem combina fins pessoais e de negócios, você pode deduzir apenas a parte do negócio da viagem. Por exemplo, se você dirigir para os correios para enviar documentos para um cliente, em seguida, parar na mercearia para pegar o jantar, você só pode deduzir a quilometragem associado com a viagem para os correios, e não o supermercado.

Aplicativos para smartphones, tablets e computadores pessoais automatizar manter o controle de quilometragem de negócios. Esses aplicativos permitem que você preencher as informações chave, tais como o seu destino e o propósito de sua viagem, e eles vão calcular a quilometragem. Muitos destes programas permitem que você exportar os dados em uma planilha. Você também pode instalar software de posicionamento global em seu carro para mantém o controle de toda a sua quilometragem. Mas, como um artigo do New York Times em software de monitoramento notou 2006, o software pode ser suscetível a falhas e falhas de hardware, então backups regulares dos seus dados são cruciais.

Uma das maneiras mais simples de controlar a quilometragem é manter um registro escrito em seu carro - em um caderno ou em um formulário de registro de milhagem que você imprimir a partir do seu computador ou a compra em uma loja de material de escritório. Desenvolva o hábito de gravar o seu início e término leituras de hodômetro cada vez que você usa o seu carro para o negócio, bem como observando o propósito do negócio da viagem. Preencha as informações para cada viagem e totalizar as milhas no final do ano. Você também pode usar outros documentos, tais como impressão de vagas de instruções ou mapas de condução, como mais uma cópia de segurança para suas deduções de quilometragem.