Como organizar arquivos e pastas de escritório

Coloque uma caixa de entrada e caixa de saída em um canto da sua mesa. Mantenha todas as contas de saída, avisos e outros itens para ser enviado ou distribuído na caixa de saída. Despachar estes itens diariamente. Coloque os arquivos de entrada, documentos e e-mail na caixa de entrada. Além disso, ato diário em cima ou arquivar esses itens-assim, eles não se tornará desorganização.

Criar categorias para os seus ficheiros e pastas. Estes irão variar, dependendo do seu tipo de negócio. Algumas categorias podem ter rótulos óbvios, como clientes, informações fiscais, fornecedores e projetos futuros. Concentre-se em classificar todos os seus documentos para estes grandes categorias.

Acabar com as grandes categorias em subcategorias menores, se for o caso. Por exemplo, se sua empresa tem clientes, criar uma pasta para cada cliente. Se os documentos de um cliente são numerosas demais para caber em uma pasta, quebrar-se nesta categoria ainda mais. Separar arquivo do cliente em pastas diferentes para diferentes tipos de documentos.

Rotular todos os seus arquivos. CNN Money recomenda arquivos de rotulagem de acordo com como você provavelmente vai procurá-los. Por exemplo, ao invés de rotular um arquivo obscuro "Formulário de 27G-28A", rotulá-la "Facturas" ou um semelhante categoria aplicável. Isso facilita a localização de documentos rapidamente.

Coloque todos os seus documentos em um armário de arquivo, caixa de depósito ou recipiente semelhante. Se você tem muitos arquivos, manter os que você usa com mais frequência ao lado de sua mesa. Se você ficar sem espaço de escritório, manter os arquivos que você só pode usar uma vez por ano, em um compartimento de armazenamento armário separado ou em outro quarto inteiramente.

Mantenha uma pilha separada de documentos designados para o lixo como você classificar através de seus arquivos. Oportuna destruição de documentos antigos e irrelevantes é a chave para manter um escritório organizado. Se você não tem certeza se você pode dispor de um documento, designar uma pasta para um possível lixo e manter o documento arquivado lá até que você pode rasgar.