manuseio eficiente de correio de saída de uma corporação garante que informações importantes, sensíveis ao tempo comunicações e pagamentos chegar ao seu destino no tempo. Além disso, incentiva o manuseio adequado dos empregados e funcionários da sala de correio. A criação de caixas de correio de saída e treinar os funcionários sobre como preparar adequadamente o correio de saída são duas formas eficazes de tratamento de correio corporativo.
Trem Mailroom funcionários
Treine seus funcionários sala de correio com freqüência para garantir que eles estão seguindo o protocolo apropriado ao manusear o correio de saída da empresa. Considere formação nas áreas de manipulação de sala de correio equipamentos, procedimentos de endereçamento adequados, segurança mail, procedimentos de preparação para correio interno e dos EUA mail.This saída ajuda a garantir a consistência da operação do dia-a-dia de lidar com o correio de saída, que por sua vez ajuda a aumentar a eficiência mail.
Marcar pegar e cair fora Prazos
Estabelecer um cronograma definido para pegar correio EUA saída e correio interno. O prazo pegar irá variar dependendo do que hora o seu portador de correio faz a sua visita a sua localização. Se seu carteiro chega a 16:00, definir uma pick up e cair fora de prazo, pelo menos, 1,5 a duas horas mais cedo. Isto dará ao correio empregados quarto tempo para resolver através do correio de saída para ter certeza que é tratada adequadamente e carimbado.
Educar os funcionários sobre Correio Preparação
Educar os funcionários sobre como tratar corretamente envelopes. Isso ajudará a economizar tempo que os funcionários da sala de correio `. Por exemplo, se o correio de saída é interoffice, use envelopes interoffice especiais que são facilmente identificáveis por funcionários da sala de correio. Isso elimina a confusão quando a classificação através do correio. Têm os empregados incluem o nome completo do receptor e do departamento em que trabalham no envelope. Todos os EUA mail de saída deve incluir um endereço de retorno completo, incluindo o nome do departamento. Certifique-se de incluir o código postal do destino de discussão para evitar atraso na entrega. Informar os trabalhadores para fazer anotações sobre qualquer e-mail que necessitem de assistência manuseio especial.
Set-Up Bins Mailing
Configure caixas de correio separadas na sala de correio e em vários departamentos para ajudar a minimizar o tempo que poderia ser consumido por triagem. caixas de correio de saída devem ser separados nas seguintes categorias: correio interno, correio carimbada e-mail para ser medido. Se a organização envia um monte de correio internacional de saída, você também deve criar um bin separado correio internacional.
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