Maneiras profissionais para responder a um telefone da empresa

Um bom contato de telefone começa com a preparação. pessoal de escritório deve saber quem é responsável por responder cada telefone, e quem toma as chamadas devem estar familiarizados com o telefone e suas funções.

Você também deve preparar uma saudação padrão para toda a equipe de usar. Embora você pode querer adicionar um pouco de individualidade para a sua saudação, ele ainda deve incluir os quatro ingredientes básicos: a saudação, a pessoa que fala, a organização que eles representam e perguntando como ajudar o chamador. Um exemplo seria, "Olá, este é Gene com Du Bois Services. Como posso te ajudar, hoje?"

Quando você atender a chamada, estar ciente de seu tom de voz e a velocidade de suas palavras. Tente manter um tom alegre da voz, mesmo se você não estiver se sentindo particularmente positivo. Sorrindo vai ajudar, mesmo que o chamador não pode ver você. Um sorriso muda a forma da boca, alterando a sua inflexão eo tom de maneiras que podem ser ouvidos.

As chamadas recebidas devem ser respondidas prontamente, geralmente no segundo toque. atender chamadas rápido demais pode perturbar algumas chamadas, mas a maioria das chamadas tendem a desligar após três ou quatro anéis.

Antes de tomar chamadas, você deve se familiarizar com as funções do seu sistema de telefonia. Familiarize-se com a forma de colocar chamadas em espera (sem acidentalmente desligar o chamador) e como transferir uma chamada para outra extensão.

Se você precisa tomar uma mensagem, estar pronto para tomar notas completas. Sempre pergunte o nome da pessoa e que a sua mensagem é para. Se o chamador precisa ser alcançado no futuro, para pedir um número de telefone de retorno. Gravar a mensagem em sua totalidade, e passá-lo para o destinatário prontamente.

Ao retornar chamadas, a resposta deve ocorrer no prazo de um dia útil e, se possível no mesmo dia. Se este for adiada, o contato deve ser feito para explicar por que, e estimar quando uma resposta será feita.

Porque você está representando um negócio, tomar cuidado extra para falar como um profissional. Frases como "E aí?" e "Só um segundo" são bons para uma conversa casual, mas não comunicações profissionais. Da mesma forma, você deve evitar o uso de gírias de qualquer tipo. Não só é pouco profissional, mas muitos acham termos aparentemente inócuas para ser ofensivo.

E não tente para comer e atender o telefone ao mesmo tempo. Tentar falar em torno de um pedaço de comida só vai fazer você difícil de entender.

No início de cada chamada, a pessoa que responde deve pedir o nome da pessoa e como eles podem ser de serviço. Se a chamada estende-se ainda, o cuidado deve ser tomado para lembrar e (se for o caso) usar o nome do chamador. O chamador deve sentir-se corretamente que eles estão recebendo atenção pessoal e serviço.

Se você precisar transferir uma chamada ou colocar uma chamada em espera, sempre pedir permissão para fazê-lo. Para muitos chamadores, uma mudança abrupta de falar com uma pessoa ao vivo para ouvir música em espera, é irritante e rude. Sem chamador nunca deve ser colocado em espera sem uma boa razão. Usando espera como um meio de evitar um chamador não só é rude, ele pode levar à rescisão.

Sempre tente chamadas em uma nota positiva terminar. Assegurar chamadores que você está dando-lhes o seu melhor esforço, revendo as ações que você tomou e vai tomar. Sempre perguntar se há alguma coisa que você pode ajudá-los com, e agradecer-lhes por seu tempo.