Como desenvolver um roteiro de fluxo de chamadas de vencimento para o seu pequeno negócio

Reveja suas especificações do sistema de telefone. Determinar limitações de profundidade do menu, roteamento ou tamanho da mensagem. Saiba mais sobre opções interativas, tais como a capacidade de entrada de um número de conta. Algumas opções podem exigir a conectividade com um banco de dados.

Fazer uma matriz de serviço de telefone que lista departamentos ou indivíduos ao longo da coluna da esquerda e os tipos de chamadas de sua pequena empresa recebe ao longo da linha superior. Completar a matriz, concentrando-se na capacidade de cada departamento para responder com rapidez e confiabilidade cada tipo de chamar cenário. Os exemplos incluem as solicitações de suporte, consultas de informações de faturamento, chamadas de vendas e chamadas operacionais. Se necessário, o levantamento suas chamadas para uma semana para estabelecer chamando categorias.

Defina sua árvore de chamada. Esta árvore deve diagrama como as chamadas podem fluir através de seu sistema de telefone. Comece com uma saudação e determinar as suas seleções de primeira linha. Continue a encher com o esquema, depois de cada seleção de menu separadamente. Opções deve começar com categorias gerais e mover-se em seleções mais especializadas mais longe no caminho menu.

Otimize seu diagrama. Certifique-se de usar um número mínimo de etapas para alcançar o funcionário ou departamento correto. Rever o esboço da árvore com base nas limitações do sistema de telefone.

Desenvolver script para a saudação e cada nível na árvore de chamada. O cumprimento deve ser profissional e utilizar um número mínimo de palavras. scripts de longos são difíceis de ler e torná-lo difícil para o seu interlocutor a concentrar-se na mensagem. Use uma linguagem de ação para chamar opções para maior clareza. Por exemplo, usar "Pressione 1 para vendas."

Encontre um "voz" para gravar seus scripts. Escolha um empregado in-house para fazer atualizar seus scripts mais fácil. Optar por um "voz" que é livre de acentos fortes e pode ser facilmente compreendido. Você pode contratar um talento de voz para gravar seu script, mas pode ser difícil de atualizar seu script para emergências, férias ou mudanças de rotina.

Grave o seu script em seu sistema de IVR. Encontrar um local de gravação que está livre de ruídos e distracções. Instrua o seu "voz" para se concentrar em pronúncia clara e usar um padrão de fala mais lento do que usado em conversas.