Microsoft Access é o software de banco de dados fornecido com o Microsoft Office Suite. Os empregadores geralmente usam Acesso para manter registros de emprego, porque fornece uma interface point-and-click para o gerenciamento de banco de dados. Para manter o controle de registros de treinamento com o Access, criar uma tabela para registro do empregado e uma mesa separada para códigos de treinamento. Conecte-se ao banco de dados e atualizar os registros de treinamento com as formas de acesso sempre que um funcionário preenche um novo módulo de formação. Backup de registros de empregados regularmente para garantir que a informação não é perdida.
Inicie Microsoft Access. Clique "Começar," "Todos os programas," "Microsoft Office Suite," "Acesso."
Criar um banco de dados os registros de treinamento. Clique no "Novo" ícone na barra de ferramentas. Clique "Banco de dados em branco." Navegar para qualquer local e dar ao banco de dados um nome, clique em "Crio."
Criar tabela de funcionários. Clique "Objeto," "Mesa," "Novo." Duplo click "assistente de tabela." Siga as instruções do assistente de tabela para criar uma tabela com o nome "empregado." Dê a mesa os seguintes campos:
"employee_key, employee_name, training_keys" onde o employee_key é um número inteiro, o employee_name é 40 caracteres e os training_keys são texto.
As chaves de treinamento será uma série de números inteiros, mas rotulá-lo texto irá fornecer espaço quase ilimitado para várias chaves de treinamento. Se os registros de treinamento são apenas os níveis, por exemplo, os empregados têm níveis de formação de 1 a 5, a chave de treinamento pode ser um inteiro.
Criar a tabela de formação. Clique "Objeto," "Mesa," "Novo." Duplo click "assistente de tabela." Siga as instruções do assistente de tabela para criar uma tabela com o nome "Treinamento."
Dê a mesa os seguintes campos:
"training_key," "training_name," "training_summary" onde training_key é um número inteiro, training_name é 40 caracteres e training_summary é texto.
Criar um formulário para adicionar funcionários a tabela de funcionários. Clique "objetos," "formas," "Novo." O assistente de formulário irá lançar. Dê a forma de um nome, por exemplo, "adicionar empregados." Siga as instruções do assistente. Quando o assistente solicitará uma tabela, selecione a "empregado" mesa. Deixe o formulário de selecionar automaticamente "employee_key." Use o assistente para criar campos de formulário para o nome e treinamento de funcionários. Este método permite que você insira os registros de treinamento do empregado quando você adicionar o funcionário para o banco de dados.
Criar um formulário para adicionar treinamentos para a mesa de formação. Clique "objetos," "formas," "Novo." O assistente de formulário irá lançar. Dê a forma de um nome, por exemplo, "adicionar o treinamento." Siga as instruções fornecidas pelo assistente. Quando o assistente solicitará uma tabela, selecione a "Treinamento" mesa. Deixe o formulário de selecionar automaticamente "training_key." Use o assistente para criar campos de formulário para o training_name e training_summary.
Criar um formulário para adicionar treinamentos para o registro do empregado. Clique "objetos," "formas," "Novo." O assistente de formulário irá lançar. Dê a forma de um nome, por exemplo, "adicionar o treinamento." Siga as instruções do assistente. Quando o assistente solicitará uma tabela, selecione a "Treinamento" e a tabela "emprego" mesa. Use o assistente para criar um campo de formulário para editar as training_keys na tabela de emprego, mas só permitem que as chaves que estão representados na tabela de formação.
Salvar todas as configurações de banco de dados. Clique "Arquivo," "Salvar."
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