As melhores práticas de gestão de e-mail

Mantenha o antivírus e software de segurança atualizado. Muitos vírus são recebidos através de e-mail, e novas ameaças de vírus são liberados regularmente. Out-of-date software deixa o seu computador e dados em risco.

Pare de spam antes que ele chegue à sua caixa de entrada. A maioria dos provedores de e-mail oferecem algum tipo de filtragem de spam que se move automaticamente as mensagens suspeitas para uma pasta de spam ou de quarentena separada. Examine o conteúdo da pasta de spam regularmente para garantir que não há mensagens foram classificados incorretamente. Revisar as configurações de filtro de spam, muitas vezes como eles podem mudar sem aviso prévio. Tenha em mente nenhum filtro é perfeito e alguns spams vão encontrar o seu caminho em sua caixa de entrada.

Leia cada mensagem e determinar se ele pode ser excluído imediatamente. Responder imediatamente às mensagens de fácil resposta. Bandeira aqueles que exigem respostas que não podem ser manipulados na época, e colocar essas mensagens em pastas identificadas dentro de sua caixa de correio para impedi-los de se perder. Além disso, arquivar mensagens que não necessitam de respostas, mas contêm informações úteis ou desejado. Um exemplo deste melhores práticas de gestão de e-mail é arquivar todos pagamento recebido mensagens de notificação em uma pasta chamada confirmações de pagamento.

Guarde todos os acessórios necessários para uma localização específica no disco rígido do seu computador. Este melhores práticas de gestão de e-mail vai garantir que você sabe onde o arquivo está localizado e reduzir o tamanho de sua caixa de correio. Salvar anexos fora da sua caixa de correio também fornece proteção contra perda de dados resultante da exclusão de mensagem acidental.

A tecla delete é uma ferramenta fundamental de gestão de e-mail. A melhor prática é excluir qualquer mensagem que não é mais necessário. Excluindo mensagens duplicadas também é recomendado. Não se esqueça de apagar as mensagens da pasta Itens Enviados. Esteja ciente de que os itens enviados para os itens eliminados ou pasta Lixeira não são excluídos imediatamente. Muitas vezes, essas mensagens de permanecer durante um mês ou mais tempo. Manualmente excluir o conteúdo destas pastas garante mensagens são permanentemente apagados. Outro método consiste em definir a pasta para excluir automaticamente o conteúdo quando o programa de e-mail fecha, mas isso depende do programa que está sendo usado e pode não ser uma opção para todos.