O que é a função de uma sala de correio?

Uma das principais funções de uma sala de correspondência é lidar com todo o e-mail externo para a empresa ou escola. Os correios oferece todo o correio para o local para sala de correspondência e pega todas as mensagens enviadas. Os funcionários mailroom em seguida, classificar todos os e-mail para que ele possa chegar a seus destinatários. Em alguns lugares, os empregados mailroom entregar o correio diretamente para cada departamento, enquanto outros exigem alguém do departamento para vir pegar o mail.

Muitas empresas contam com o uso de e-mail interno para enviar correspondência e papelada e para trás. Empregados colocar documentos em envelopes especiais interoffice e resolvê-los com a pessoa e departamento específico. funcionários Mailroom quer pegar o malote dos departamentos ou funcionários do departamento de trazer o correio interno para sala de correspondência para distribuição. Em algumas empresas, os funcionários mailroom fazer as entregas, enquanto outros exigem departamentos para verificar se o seu próprio correio interno na sala de correspondência.

Especialmente em escolas e empresas maiores, a sala de correspondência é responsável por garantir que todas as mensagens enviadas tem o porte adequado. Escolas em particular, são muitas vezes consideradas entidades sem fins lucrativos e, por vezes, beneficiar de tarifas postais especiais. Os funcionários mailroom verificar ao longo todas as mensagens enviadas e dar-lhe o porte adequado com base na sua finalidade em relação ao negócio. Os funcionários também pesam pacotes e determinar o custo de envio para o transporte. Em alguns casos, a empresa pode utilizar a sua própria máquina de franquia postal, que permite que a empresa a economizar dinheiro, pagando o porte postal exato sobre tudo, desde cartas a grandes pacotes.

Enquanto a sala de correspondência é em grande parte responsável pelo e-mail interno e qualquer coisa que entra ou sai através dos correios, é também normalmente lida com outros carregadores também. Tudo o que é enviado para o negócio muitas vezes passa através do primeiro sala de correio. Isso significa que o pessoal de entrega muitas vezes abandonam seus pacotes fora a sala de correspondência ao invés de tentar localizar onde o pacote realmente pertence. Da mesma forma, se alguém recebe um pacote que não pertence a ele, ele pode levá-lo à sala de correspondência para fazê-lo seu próprio destino.

Além de lidar com os trabalhadores dos correios e outros profissionais de transporte, os funcionários mailroom muitas vezes interagir com outros trabalhadores dentro de uma escola ou empresa, bem como alunos de uma escola. Nos casos em que a sala de correspondência simplesmente classifica a email em caixas de correio individuais, estudantes e funcionários vêm para pegar seu correio. Se há um problema, como algo que não chegou ou um problema com acesso a e-mail, cabe ao funcionário mailroom para lidar com quaisquer dúvidas e resolução de problemas. Trabalhando em uma sala de correspondência requer boas habilidades de atendimento ao cliente para manter todos satisfeitos.