É sábio para gravar um fora de saudação escritório em seu correio de voz do escritório se você vai estar fora por um longo período de tempo. Um fora de saudação escritório é uma forma profissional para ajudar a gerenciar as expectativas de seus clientes e colegas "de quando você vai voltar as suas chamadas. Sem um, eles podem acreditar que você está ignorando suas chamadas e que podem impactar negativamente a sua reputação comercial e profissional.
Escreva sua mensagem. A mensagem real de sair é até você- mas, deve incluir o seu nome, as datas que você vai estar fora do escritório e que os chamadores podem fazer se eles precisam de assistência imediata. É também uma boa idéia para definir uma expectativa de quando você vai voltar chamadas. Sua mensagem deve ser algo como isto:
"Olá, você ligou para o escritório do (seu nome). Estarei fora do escritório a partir de (data) a (data) e não será verificar mensagens de voz. Vou voltar todas as mensagens uma vez que eu voltar para o escritório em (data). Se você precisar de assistência imediata, entre em contato (nome e informações de contato de um colega). Obrigado."
Pratique sua saudação. Uma boa regra de ouro é a lê-lo em voz alta pelo menos três vezes para que você se sinta confortável de gravá-la em seu sistema de correio de voz. Você pode notar erros gramaticais ou outros durante a leitura em voz alta que você não pegar no papel.
Grave a sua saudação. Consulte as instruções específicas para o sistema de correio de voz da sua empresa para entender o processo. Ouça de volta para a sua gravação para se certificar de que você está falando claramente e incluir todas as informações em sua saudação. Grave sua saudação até que você esteja satisfeito.
dicas & avisos
- Alguns sistemas de correio de voz permitem que diferentes saudações de voz para diferentes tipos de chamadas. Por exemplo, você pode querer gravar uma saudação para o cliente e outra mensagem para os colegas. Consulte as instruções do sistema de correio de voz para saber se isso é possível com o seu sistema particular. Se assim for, projecto de out-of-office mensagens para cada um.
- Quando você retornar ao escritório depois de sua ausência, não se esqueça de voltar a gravar a sua mensagem de saída - a manutenção de uma saudação out-of-office após a data de seu retorno também soa pouco profissional.
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