Você não seria o primeiro profissional de negócios para refletir sobre a melhor forma de lidar com uma transmissão de fax confidencial. rotulá-la "confidencial" e que você pode inadvertidamente convidar curiosidade e uma invasão de privacidade de alguém. Pule e as consequências poderiam ser ainda pior. Morada, tanto em matéria de rotulagem de forma destacada o fax como "confidencial" na folha de rosto do fax. Em seguida, inserir alguns dentes em advertência olhos-off escrevendo uma mensagem de rodapé confidencial na parte inferior da folha.
Crie um novo documento em seu programa de processamento de texto com margens de 1 polegada. Insira seu logotipo do negócio, se for o caso, na parte superior da página.
Centralize a palavra "Confidencial" letras em negrito na parte superior da página. Capitalizar as letras para dar ênfase. Por baixo, e centrado, coloque as palavras "Fax," "folha de rosto do fax" ou "transmissão de fax" para o reconhecimento rápido.
Escreva "Encontro:" "Tempo:" e "Número de páginas, incluindo folha de rosto:" no lado esquerdo da folha de cobertura. Espaço duas vezes e escrever "Destinatário:" "Número de fax:" e "Número de telefone:" em linhas separadas. Espaço duas vezes novamente e escreve: "Remetente:" "Número de fax:" e "Número de telefone:" em linhas separadas. Incluindo números de fax e de telefone é uma maneira inteligente para cobrir suas bases, especialmente se o fax se perde, extraviado ou nunca chega. Se um número estiver incorreto ou dois números são transpostas, você pode corrigir o erro sobre as futuras transmissões de fax.
Personalize sua folha de rosto do fax com uma seção que seja adequado às suas necessidades de negócios. Por exemplo, se você enviar regularmente faxes à mesma pessoa ou departamento, você pode fazer uma caixa com o título "informações de roteamento" ou "Próximos passos." Ou, manter suas opções abertas, criando um "Comentários" seção para que você possa mão-para escrever uma nota ou instruções, como, "Por favor, me telefone imediatamente para verificar o recebimento deste fax."
Escrever uma mensagem de rodapé na parte inferior da folha de rosto do fax. Semelhante a um alerta confidencial que você vê em alguns e-mails, esta mensagem deve transmitir que o fax: é confidenciali- destina-se apenas para o addressee- e contém informações cuja "divulgação, cópia, uso ou distribuição" é proíbido. Ele também deve solicitar que o remetente seja notificado de uma recepção errada - outra boa razão para fornecer um número de telefone na parte superior de uma folha de rosto do fax.
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