Como formatar datas e números em uma mala direta do word ms

instruções

1. Este artigo pressupõe que você tenha um documento de intercalação no lugar e estão familiarizados com o MS Word mesclar operações. Durante este artigo, vamos ilustrar usando uma forma muito simples documento MS Word 2003 com um 2003 planilha MS Excel (contém dados para impressão em série).

   

2. Abra o documento do MS Word e inserir os campos de mesclagem conforme apropriado para a sua aplicação. Por padrão, o MS Word insere campos sem interruptores (por isso não instruções específicas no que diz respeito à formatação). Para fins de exemplo aqui, vamos olhar para um documento simples, que inclui dados mesclados de MS Excel, que inclui os seguintes campos: Sobrenome, Nome, DOBirth, DOHire, salário e Soc-Sec Nbr.

   

3. Pré-visualizar os resultados da mesclagem para ver como seus números e datas aparecerá sem quaisquer instruções especiais de formatação. Mesmo se a formatação aparece aceitável na pré-visualização, você realmente deve aplicar os códigos de formato descritos abaixo. Caso contrário, você pode achar que alguns registros não formatar de forma consistente. Além disso, observe que, ao aplicar esses códigos de formato, você tem controle completo sobre como datas e números aparecem. Isso ajuda a garantir que o seu resultado da junção aparece polido e profissional. Para Visualizar no MS Word 2002/2003, clique no "Exibir dados mesclados" botão na barra de ferramentas mala direta. Para Visualizar no MS Word 2007, clique em "resultados de visualização" na guia de Divulgação. Se você ver códigos parecendo {MERGEFIELD Nome}" etc., pressione ALT-F9.

   

4. Há um par de maneiras de inserir facilmente muda para os códigos de campo existentes para controlar a formatação de número ou data campos. Nesta etapa, vamos ilustrar como inserir switches usando a caixa de diálogo MS Word campo. Na etapa 6, vamos ilustrar como inserir os códigos de direito no documento (sem o uso de uma caixa de diálogo). Para abrir a caixa de diálogo Campo, clique direito sobre o campo, em seguida, escolha "Editar campo ...". Em seguida, clique "Códigos de campo" neste diálogo.

   

5. As propriedades do campo Avançado será exibido no lado direito da caixa de diálogo. O campo de códigos de campo já incluirá o nome do campo prefixado pelo código "MERGEFIELD". Por exemplo, pode dizer "MERGEFIELD DOBirth". interruptores de formatação podem ser acrescentados a este valor, conforme necessário. Para um campo de data chamada DOBirth, podemos digitar algo como MERGEFIELD DOBirth @ "MMMM d, aaaa". Note-se que o interruptor de formato de data deve começar com " @". Se o passo 10 para exemplos de outros formato de data e números de switches.

   

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   Nos passos 4 e 5, inserimos interruptores de formatação usando o diálogo MS Word campo. Nesta etapa, vamos ver como adicionar essas opções diretamente para o documento (dentro dos códigos de campo) sem o uso de uma caixa de diálogo. Para editar ou visualizar opções para um único campo de mesclagem, simplesmente certo, clique no campo de mesclagem e selecione "Alternar códigos de campo". Repita o procedimento para ocultar os códigos e voltar a exibir apenas o nome do campo. Com os códigos de campo visível, você pode digitar interruptores formato à direita do nome do campo.

   

7. Para alternar a visibilidade de todos os códigos no seu documento, pressione ALT-F9 (segure a tecla Alt enquanto pressiona F9). Alternativamente, você pode alternar a visibilidade para todos os códigos usando os menus do MS Word ... em MS Word 2002/2003, selecione Ferramentas, Opções, Exibir, códigos de campo ... no MS Word 2007, selecione o botão do Office, em Opções do Word, Avançado, Mostrar conteúdo do documento, Mostrar códigos de campo. Uma vez que você pode ver o código (s) campo, você pode simplesmente clicar no interior do direito, a maioria} marca e digite o interruptor desejado. Por exemplo, se o código de campo foram "{MERGEFIELD DOBirth}", Você pode editar e acabar com "{MERGEFIELD DOBirth @ "MMMM d, aaaa" }".

   

8. Independentemente do método que você usar para adicionar a opção de formato para o seu campo, lembre-se de que todos os interruptores número deve começar com "#" e todos os switches de data deve começar com " @". Além disso, lembre-se que muda de data são, então, entre aspas duplas (não geralmente necessária para interruptores número). Nas etapas 9 e 10, nós vamos fornecer exemplos de número e data switches, respectivamente. Se ainda não tem certeza que mudar para usar, tem uma olhada na seção de Dicas de onde nós revelamos como reunir códigos usando o MS Excel.

9. interruptores número deve começar com "#". A menos que seu formato é complexo (ou inclui texto ou espaços), você não precisa se preocupar com o que encerra a opção de formato entre aspas. "0" é usado para forçar um dígito, enquanto "#" é usado para exibir um dígito apenas se disponível. Por exemplo, o valor 23 com formatado "0000" exibiria "0023". O mesmo valor de 23 formatado com "#, ## 0" iria mostrar como "23". Um periodo "." denota posição do ponto decimal. Uma vírgula "," é utilizado para agrupamento de dígitos, como esperado. Para adicionar texto dentro o resultado, basta colocar entre aspas simples. Por exemplo, para formatar como 123456789 "123-45-6789" o interruptor é formato "000 `-` 00 `-` 0000". Clique na imagem à esquerda para exemplos.

   

10. Interruptores Data deve começar com " @"Ea porção formato de data deve ser colocada entre aspas. Usar "M" (Deve ser maiúscula) para o mês. Para Março, "M" = 3, "MILÍMETROS" = 03, "MMM" = Mar, e "MMMM" = Março. Usar "d" para o dia, onde "d" = 4, "dd" = 04, "ddd" = Fri, e "dddd" = Sexta-feira. Para o ano, o uso "yy" ou "aaaa". Para as Horas, use "h" ou "hh" para a hora, "m" ou "milímetros" para o minuto, e "manhã tarde" para incluir a designação AM / PM. formato típico muda para datas incluem "MM / DD / AAAA" ou "MMM d, aaaa". Para incluir outro texto dentro o resultado, basta colocar entre aspas simples. Clique na imagem à esquerda para exemplos.

    

11. Esteja ciente de que outras opções podem ser acrescentados aos códigos de comutação (em adição ao seu número ou formato de data switch). Estes switches sempre começam com "*" e pode ser usado para controlar coisas como todos os tampões (* superior), todas as letras minúsculas (* Menor), cap primeira letra (* Caps), vários formatos de número, etc. Você pode inserir esses endereços manualmente, ou para algumas opções que você pode selecionar a chave no diálogo campo. Clique "Ocultar códigos" se necessário, em seguida, veja as opções em "Propriedades do campo".

12. Um interruptor muito útil entre os que são referenciados na etapa 11 é "* MERGEFORMAT". Essa opção forças do MS Word para reter sua formatação quando o valor do campo é atualizado. Por exemplo, se você aplicar negrito ou fonte para o campo de mesclagem, então a formatação será preservada quando novos valores são mesclados. Você pode acrescentar este interruptor assim como os interruptores de número # e @, ou simplesmente selecionar a "Preservar formatação durante as atualizações" opção na caixa de diálogo campo.