função de mala direta do Microsoft Word é projetado para facilitar a criação de documentos como cartas de formulário. Com mala direta, você pode vincular um documento do Word para uma fonte de dados, como uma planilha do Excel, e, em seguida, usar "campos de mesclagem" para extrair dados automaticamente a partir desse planilha e inseri-lo em várias cópias do documento. Isto permite-lhe criar rapidamente um conjunto de documentos usando informações semelhantes, mas variável, por exemplo, nomes de clientes ou quantias de contribuição.
Ligue o documento do Word para uma fonte de dados
Escolha o "correspondências" guia e clique "Selecione os destinatários."
Clique "Selecione a partir de contatos do Outlook" de chamar a informação do seu livro de endereços do Outlook, ou "Use lista existente" para selecionar um arquivo de banco de dados separado. Você também pode clicar "Digite nova lista" rapidamente criar e salvar um banco de dados via Word. Utilize o formulário que aparece para criar sua lista.
Clique "Editar lista de destinatários" depois de sua fonte de dados é conectado a fazer modificações aos dados do Word vai puxar a partir da fonte.
Inserir campos de mesclagem
Selecione os "correspondências" guia e clique "Campos jogo."
Use o menu drop-down ao lado de cada mesclar tipo de campo para selecionar um tipo de dados extraídos de sua fonte de dados. Se você estiver usando uma lista de contactos do Outlook, esses tipos de dados já serão correspondidos. Se você estiver usando uma planilha Excel ou outro arquivo de banco de dados, você terá que combinar com cada tipo de campo a um título de coluna. Clique "Está bem" quando você acabar.
Clique "Inserir campo" no "correspondências" guia, e selecione qual campo que deseja inserir. Lembre-se que cada campo é ligado a uma determinada coluna de dados na fonte de dados. o "Último nome" campo, por exemplo, pode ser ligada a uma coluna "Sobrenome." O campo aparecerá na localização do seu cursor.
Clique "Termine e mesclar" no "correspondências" guia para editar documentos individuais dentro de seu conjunto ou para imprimir todo o conjunto. o "Impressão" caixa de diálogo permite que você escolha se deseja imprimir cópias correspondentes apenas para um determinado intervalo de entradas na fonte de dados, ou para toda a fonte.
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