O equipamento de escritório é muitas vezes um dos maiores custos de qualquer negócio. Este custo é agravado pelo fato de que o equipamento vai se desgastar ou quebrar. Escrever uma proposta detalhado descrevendo as necessidades da empresa e solicitando oficialmente que o equipamento ser comprado de o orçamento da empresa é uma maneira de substituir esses itens. A proposta escrita permite que vários funcionários a ser up-to-date com as necessidades da empresa e tomar decisões com base em informações importantes, tais como o custo do equipamento e seu benefício para a empresa.
Avaliar a necessidade. A maioria das empresas têm discriminada orçamentos que são definitiva sobre o que eles podem comprar, e quando. Determinar verdadeira necessidade da empresa, estudando cada equipamento e perguntando se poderia ser reparado, se ele vai durar mais seis meses a um ano, ou se seria mais caro para reparar contra substituir. Qualquer item que pode ser reparado ou que vai durar um tempo mais longo deve ser marcada fora da lista de novos equipamentos solicitado.
Determinar os ganhos da empresa. Qual será a empresa a economizar se o equipamento é substituído agora? O que ele vai ganhar? Se você substituir uma impressora de mesa com uma impressora negócio free-standing que pode imprimir várias cópias em uma fração do tempo, listar isso como um ganho, como o tempo poupado é benéfico. Seja muito clara e concisa para explicar o que cada peça de equipamento vai trazer para a empresa.
Pesquisar novos equipamentos. Conhecer e listar os preços, especificações, tipos de modelo, os retalhistas e fabricantes para cada peça de equipamento que você está solicitando. Saber quais os vendedores têm os itens a preços mais baixos e que estão perto de sua localização ou tem frete grátis. Também sei quaisquer inconvenientes ou problemas que podem ser comumente associados com o equipamento.
Faça o seu esboço da proposta, incluindo seções para uma introdução ou sumário executivo, objetivos ou metas, necessidades da empresa, ganhos ou benefícios da empresa, e os custos. Também pode ser útil listar uma linha de tempo viável para a compra. Nem todas as peças do equipamento terá de ser comprado imediatamente.
Escreva sua proposta, prestando atenção à formatação. Certifique-se de que todos os cabeçalhos estão em negrito e alinhados ordenadamente. A verificação ortográfica seu trabalho usando tanto ferramenta de correção ortográfica do computador e através da leitura da proposta si mesmo. Para garantir que você não perca nada, definir a sua proposta de lado por várias horas ou dias, e depois reler mais uma vez.
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