Como o projeto do sistema de controle de documentos

sistemas de controle de documentos ajudar a controlar alterações aos documentos.

sistemas de controle de documento são usados ​​para monitorar e controlar revisões de documentos e pode ser encontrado em uma ampla gama de aplicações, incluindo software e de direito. O projeto de um sistema de controle de documentos depende do tipo de documento que está sendo manipulado e os recursos de controle desejados. Selecionando uma opção de armazenamento e um tipo de interface do usuário também são parte do processo de concepção de um sistema de controle de documentos.

Coisas que você precisa

  • software de design de documento (processador de texto, programa de desenho, etc.)
  • Determinar o tipo de documentos o sistema será de manipulação. Esta é uma parte fundamental do seu projeto de sistema de controle de documentos. Você vai estar controlando documentos processador de texto, arquivos de código fonte de computador, arquivos HTML ou outro tipo de arquivo? Pense sobre o tipo de documentos que você precisa para controlar e se você vai precisar para lidar com mais de um tipo de documento. Por exemplo, um sistema de controle de documento legal pode ter de lidar com documentos do Word, arquivos PDF, arquivos de imagem, planilhas do Excel e, possivelmente, outros tipos de documentos.

  • Planeje como os usuários irão acessar o seu sistema de controle de documentos e que tipo de interface do usuário é necessária. Alguns sistemas de controle de documentos operar programas como independentes com sua própria interface gráfica do usuário, enquanto outros são acessados ​​como parte de outro programa, como um add-on para o Word. Você pode querer ter um sistema que é acessível através da Internet através de uma interface browser. Depois de decidir sobre um tipo de interface do usuário, você pode layout os detalhes do design de interface. A interface do usuário pode incluir uma tela de login para que o sistema pode identificar o usuário que fez alterações em um documento.



  • Selecione um sistema de armazenamento. O sistema de armazenamento irá conduzir o design do software que controla o armazenamento real e recuperação de seus documentos. O sistema de armazenamento pode ser tão simples como um disco rígido local, ou tão complexo como um sistema de armazenamento em nuvem que é acessado através da Internet. Você precisa planejar para capacidade de armazenamento com base no seu tipo de documento e número de documentos a serem controladas.

  • Decidir sobre os recursos de controle que você precisa. A maioria dos sistemas de controle de documentos incluem funções básicas, como check-out, check-in, criar uma nova revisão e comparar versões. Mais recursos de controle avançados podem incluir a identificação de um grupo de documentos que vão juntos como um conjunto (por exemplo, uma versão especial de compilação de software), que requer a aprovação para o check-in, múltiplos níveis de permissão, etc funções internas também precisam ser considerados na o seu design. Por exemplo, se o seu sistema de armazenar novas revisões como cópias integrais do documento revisado ou será só armazenar o "deltas" (ou alterações) entre versões e usar uma versão de linha de base com os deltas aplicada para chegar à versão atual? Depois de ter seus recursos de interface do usuário e controle projetado, você está pronto para começar a construir o sistema de controle de documentos.

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