Como escrever procedimentos ISO

Iniciar o processo por referência à norma ISO que a cobre. Por exemplo, um novo procedimento de gestão documental deve fazer referência ISO 9001, que diz respeito a controle de documentos.

Explicar o propósito e os requisitos do padrão. Por exemplo, o estado que a ISO 9001 exige procedimentos uniformes para o controle de documentos. Fornecer uma lista numerada de estratégias para a gestão de documentos melhor. Por exemplo, uma estratégia pode ser que funcionários a identificar quando os documentos precisam ser alteradas, para que estas mudanças sobre os formulários, e que as alterações sugeridas são revistos e aprovados pela administração.

Discutir os actuais procedimentos relatados pela maioria das empresas. Por exemplo, a equipe ISO pode avaliar respostas a inquéritos em que as empresas relatam as práticas padrão de controle de documentos. Uma empresa pode considerar armário de arquivo de seu gerente de recursos humanos cheia de papéis soltos para ser um sistema de controle de documento.

Explicar os benefícios para a melhoria dos sistemas atuais. Por exemplo, digamos que a mudança para um sistema de controle de documentos baseado em computador significa que os documentos são menos propensos a tornar-se perdido ou em ruínas.

Dê o novo procedimento de um nome bastante específica, de modo que os leitores possam entender rapidamente o seu propósito. Por exemplo, o nome "Sistema de Controle Eletrônico de Documentos-base" exprime a ideia de que os documentos serão armazenados eletronicamente.

Use uma subseção intitulada separadamente para explicar significado do novo procedimento. Por exemplo, abaixo da "importância do controle de sistemas de documentos eletrônicos baseados" da legenda, incluir um ou dois parágrafos que discutem o propósito da norma ISO. O procedimento pode-se dizer que "ISO 19999-1: 2009 exige que os fabricantes de equipamentos de bio-farmacêutica para criar, armazenar e manter as versões electrónicas de todos os documentos em papel."

Crie outra subseção intitulada separadamente para discutir fundamentos do procedimento. Por exemplo, sob o subtítulo "Fundamentos de Sistemas de controle de documentos eletrônicos baseados", explicar as medidas tomadas para estabelecer sistemas de documentos baseados em eletrônica. Escrever outra subseção identificando os resultados específicos dos novos sistemas. Por exemplo, um resultado pode ser que os documentos baseados em computador são mais fáceis de enviar para as agências reguladoras, quando relatórios que a Companhia eletronicamente.

Definir termos utilizados no procedimento. Fornecer exemplos após cada definição. Por exemplo, definir o "documento autêntico" e, em seguida, listar suas características. A lista pode especificar que "autêntico" refere-se aos documentos que contenham informações precisas, foram criados pelo funcionário designado e foram submetidos a tempo.

Terminar o procedimento com uma seção de referências. Identificar secções relevantes do manual de controle de qualidade da empresa que se relacionam com o procedimento. Resumidamente explicar como o novo procedimento apoia iniciativas da empresa.