De acordo com Negócios dicionário, um sistema de gerenciamento de documentos é um "sistema eletrônico projetado para organizar e gerenciar documentos. Estes documentos são normalmente organizados com o software, que fornece ao usuário a capacidade de acessar, modificar e centralmente armazenar os documentos." As empresas freqüentemente usam estes sistemas para converter documentos em papel histórico em arquivos eletrônicos para facilitar a consulta e reduzir o espaço de armazenamento. A maioria das empresas gerar algum tipo de documentação associados com suas operações. Encontrar a melhor maneira de gerenciar esses documentos podem melhorar o fluxo de trabalho interno da empresa.
Rever os pontos de entrada para documentos comerciais. Empresários e gestores devem determinar como documentos introduzir a sua empresa e decidir a melhor forma de capturá-los eletronicamente.
Implementar software para capturar informações eletronicamente. As empresas podem solicitar terceiros --- tais como vendedores, fornecedores ou grupos semelhantes: --- para enviar informações eletronicamente via e-mail ou websites. Isso permite que as empresas a carregar diretamente as informações em um sistema de gestão documental.
Exigem que os empregados para digitalizar documentos em papel em um sistema de arquivamento eletrônico. Depois de um empregado conclui a sua tarefa, os gestores podem exigir que ela digitalizar toda a informação pertinente para o armazenamento do computador ou servidor da empresa. O empregado pode, em seguida, destruir o original de dispor de informações confidenciais.
Estabelecer um sistema de verificação de documentos. A capacidade de encontrar rapidamente documentos armazenados podem reduzir o tempo de um funcionário gasto na procura de informação histórica. As empresas devem criar um sistema de arquivamento eletrônico padrão para indivíduos para armazenar e encontrar a informação em uma data posterior.
dicas & avisos
- As empresas podem decidir terceirizar seu sistema de gestão de documentos. As empresas podem especializar-se em armazenar informações para que uma empresa não precisa de grandes quantidades de espaço de armazenamento físico de documentos.
- Embora os sistemas de gestão electrónica de documentos oferecem muitos benefícios para uma empresa, eles também podem ter desvantagens. As empresas devem ser capazes de garantir a informação electrónica a partir de abuso ou de fraude, enquanto o backup das informações para proteger contra falha no computador ou servidor.
Como manter ativos e inventário registros
Como desenvolver procedimentos, políticas e documentos usando o método de mapeamento de informações
Como descobrir se os funcionários estão imprimindo documentos pessoais em impressoras da empresa
Como faço para encontrar os nomes dos proprietários do negócio?
Como projetar um escritório de advocacia electrónica