Como escritórios de advocacia de hoje dependem cada vez mais programas legais de tecnologia e software de organização de informações e documentos, escritórios de advocacia têm explorado a transição para sistemas sem papel. escritórios de advocacia eletrônicos, também conhecidos como escritórios de advocacia digitais, permitem que advogados para armazenar e revisar documentos com maior eficiência. Advogados e clientes usufruir dos benefícios de um escritório direito eletrônico. Advogados que já utilizam a tecnologia de computador para gerenciamento de prática de direito pode criar um escritório direito eletrônico.
Coisas que você precisa
- Computador
- servidor de arquivos de rede
- digitalizador de imagens de documentos
Escolha um formato de imagens de documentos para usar ao digitalizar documentos em papel e convertê-los em arquivos digitais. Considere o tamanho do arquivo e compatibilidade com programas-Dadas estas considerações computador de outros advogados, muitos escritórios de advocacia criar arquivos Portable Document Format (PDF). Escolha um scanner de imagens de documentos, identificar o número de scanners necessários para o tamanho de sua prática e escolher locais em seu escritório de advocacia onde você pode conectar os scanners à rede, ao mesmo tempo permitindo que o pessoal para acessá-los facilmente.
Desenvolver um sistema de arquivamento eletrônico para manter o controle de documentos digitalizados e digitalmente armazenados. Decidir como vai nomear arquivos relacionados, arquivos tipo digitais em pastas e manualmente organizar essas pastas para mantê-los claramente identificáveis e acessíveis. Implementar software de gestão de documentos para automatizar seu sistema se a sua prática vai lidar com muitos documentos para permitir métodos de arquivamento eletrônico manuais.
Implementar firewalls e medidas de segurança em sua rede de escritório e computadores para combater vírus de computador, spywares, trojans e worms que podem causar sérios danos aos seus computadores e apagar documentos de informação do cliente e caso eletronicamente armazenados. Avaliações disponíveis anti-vírus e software anti-spyware e selecione as opções apropriadas para o tamanho de sua rede de computadores e os requisitos do sistema.
Identificar medidas de backup do servidor de arquivos de rede para proteger o seu escritório de advocacia de perda de documentos, se um desastre natural ou falha do computador ocorresse. Considere se backup para discos rígidos externos é suficiente para proteger seus arquivos ou se você também precisa de armazenamento off-site.
Escrever um manual de procedimentos de escritório que explica o projeto de seu escritório de advocacia eletrônico e inclui suas políticas de digitalização de documentos, arquivamento e retenção. Incluir uma política para todo o escritório sobre o uso pessoal da rede de computadores de escritório, como para download de anexos de arquivo. treinamentos plano para o seu pessoal de escritório e outros advogados para que eles saibam como cumprir com o manual.
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