Então, você tem garantido uma posição de trabalho em um escritório, talvez como um assistente administrativo ou secretário. Agora você precisa aprender a maneira correta de usar o equipamento em seu escritório, uma vez que o seu trabalho implica a utilização de computadores, enviar faxes, fazer fotocópias e muito mais. Com manipulação adequada, o equipamento em seu escritório deve durar vários anos e deve realmente fazer o seu trabalho mais fácil. O melhor que você sabe como usar o equipamento, o melhor que você vai ser capaz de fazer o seu trabalho.
Usando a fotocopiadora
Leia o manual de instruções fornecido para a fotocopiadora. Localize o interruptor de alimentação e ligar a máquina. Que haja tempo suficiente para a máquina para aquecer para cima máquinas mais antigas podem levar mais tempo do que os modelos mais recentes.
Levante a tampa e coloque o documento que você deseja copiar voltado para baixo no vidro. Tome cuidado para posicioná-la properly- maioria das fotocopiadoras têm marcas que mostram onde colocar documentos. Abaixe a tampa e, utilizando o painel de controle, selecione o número de cópias que deseja fazer. Pressione "Iniciar" e a cópia deve começar.
Use a alimentação automática em sua copiadora para copiar documentos de várias páginas de comprimento. Seguindo o guia ao lado da alimentação, posicionar sua pilha de documentos- documentos muitas fotocopiadoras a alimentação automática de face para cima. Veja se o seu fotocopiadora tem opções para cotejar e grampear seus documentos automaticamente - a maioria dos modelos mais novos fazer. Selecione essas opções no visor digital, pressione "start", e sua pilha de documentos serão fotocopiados, agrupadas e grampeadas para você.
Usando uma máquina de fax
Ler as instruções do fabricante. Verifique se o aparelho de fax está conectado a uma fonte de alimentação e uma tomada de telefone antes de ligá-lo. Obter o número de fax para o destino do fax que você está enviando. Organizar os documentos que você está enviando em ordem.
Preencher um coversheet para o seu Fax- isso irá conter o nome e número de fax do destinatário, o nome do seu chefe ou escritório, o número de fax para o seu escritório, a uma curta mensagem para o destinatário e o número de páginas, incluindo a folha de rosto.
Posicione os documentos virados para cima na bandeja de alimentação. Marque o número de fax do destinatário. Pressione o botão "enviar" ou "fax" para enviar o documento, dependendo da máquina que você está usando.
Certifique-se que há uma abundância de tinta no cartucho de toner da máquina e que há uma abundância de papel, para que possa receber um fax sem problemas. Aguarde o telefone tocar, mas não responda ele- isso indica um fax está chegando. Ouça os tons de "aperto de mão" que informam aparelho de fax do remetente e sua máquina de fax estão se comunicando. Preste atenção a sua impressão do início aparelho de fax e esperar até que todo o documento veio através.
Verifique o número de páginas que recebeu contra o número dado na folha de rosto para ter certeza de todo o fax veio através. Entre em contato com o remetente para confirmar o recebimento deste documento.
dicas avisos
- Certifique-se de desligar todos os equipamentos de escritório no final do seu dia de trabalho, a menos que seja instruído de outra forma.
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