Os deveres de um secretário de fazer arranjos de viagens

Uma vez que um secretário descobre que seu chefe tem que viajar a negócios, ela deve aprender as datas exatas da viagem antecipada. Se você é responsável por fazer arranjos de viagens para todos em seu departamento ou escritório, você deve determinar se outros membros da equipe estão viajando ao mesmo tempo também. Dependendo da empresa onde você trabalha, você pode ter que determinar o orçamento para as despesas de viagem ou entre em contato com o departamento de contabilidade para ver se o dinheiro está no orçamento para as viagens. Você deve descobrir o que os hotéis estão na área onde o seu chefe vai estar viajando, se ela tem alguma preferência, e obter os custos e disponibilidade de quartos.

Agora que você já confirmou os dias e número de pessoas viajando, você deve fazer os arranjos reais de viagem. Os deveres de um secretário podem incluir indo on-line e fazer a reserva a si mesma ou entrar em contato com uma agência de viagens com todos os detalhes. As empresas maiores podem ter um departamento de viagens, onde o secretário apenas tem de fornecer o itinerário proposto e os funcionários de viagens tem a responsabilidade de realmente fazer todos os arranjos. Sua responsabilidade vai incluir também rever a confirmação dos acordos e garantir que eles estejam corretos. Você deve saber se o seu chefe tem quaisquer preferências de assentos no avião, quantas peças de bagagem serão tomadas e se algum devem ser verificados. A reunião ou conferência seu chefe está participando pode exigir reservando seu lugar e você provavelmente será responsável por enviar o RSVP em seu nome.

Outra parte de fazer planos de viagem inclui cuidar das necessidades de viagem para seu chefe enquanto ela está longe. Você deve saber se o seu chefe precisa de transporte para o aeroporto ou se ela será reembolsado pelo custo de estacionar seu carro no aeroporto. Você deve fornecer uma cópia impressa do itinerário para o seu patrão para usar quando ela chega ao seu destino, para que ela vai saber sua agenda diária e incluir os endereços do hotel e o local da reunião ou conferência. Você pode reservar um carro de aluguer com antecedência que estará disponível após a sua chegada ou providenciar o traslado do hotel para levá-la ao hotel. Os deveres de um secretário ao fazer planos de viagem inclui a garantia de que todos os aspectos da viagem é coberto.