dias dos assistentes administrativos são preenchidos com várias tarefas, incluindo a programação, o envio de e-mails e gerenciamento de projetos. Além disso, às vezes é necessário tomar uma mensagem para o seu chefe quando ela está indisponível. Uma mensagem clara, mal escrito pode frustrar seu chefe. Se você quer impressioná-la, fornecer uma mensagem detalhada resumindo a natureza da chamada e a resposta pedida. Mesmo se você não for um assistente administrativo, você pode ocasionalmente ter que tomar mensagens para um chefe que está indisponível.
Enquanto no telefone
Peça ao seu interlocutor se ele gostaria de deixar uma mensagem. Se a resposta for "não", ter um momento para incentivar uma mensagem. Diga-lhe que seu chefe vai estar em reuniões durante todo o dia, assim que chamar de volta pode não ser a melhor opção.
Peça ao chamador para dar uma mensagem detalhada. Alguns chamadores vai responder com: "Só que ela me ligar de volta." Infelizmente, seu chefe pode não estar satisfeito com uma mensagem tão vaga. Neste caso, responda com, "Claro que sim. O que posso dizer-lhe isso é sobre?"
Pedir um nome completo do chamador. Primeiros nomes pode causar confusão para o seu chefe. Basta perguntar: "Posso ter o seu nome completo?" quando se toma para baixo a mensagem.
Pedir o número de telefone do chamador. Embora isso possa parecer óbvio, é fácil esquecer o número que se refere a outros aspectos da chamada. Se o chamador prefere ser contactado por e-mail, escrever isso também.
Anote todas estas informações em papel sucata como você fazer as perguntas. Anote a data e hora da chamada também.
Veicular a mensagem
Organize suas notas para a chamada em um pequeno pedaço de papel. Cada mensagem deve preencher apenas um pedaço de papel. Evite escrever mais de uma mensagem em cada deslizamento.
Anote a data e hora da chamada, seguido pelo primeiro e último nome do autor da chamada, na parte superior do papel. Se ela também deu sua posição ou relação com seu chefe, como um contador ou um fornecedor, escrever esse aqui também.
Resumir a finalidade da chamada, em uma frase curta. Escreve isto abaixo do nome do autor da chamada. Seja breve e específico para que o seu patrão não tem que saber do que se trata.
Adicione o número de telefone do chamador na parte inferior da mensagem.
Escrever "urgente" em letras maiúsculas no canto superior direito da nota, se a chamada foi muito importante. A maioria das mensagens de telefone não se enquadram nesta categoria. mensagens urgentes referem-se a emergências familiares ou problemas de negócios que poderiam ter um efeito adverso grande sobre a empresa.
Retransmitir as mensagens para o seu chefe, logo que ele estiver disponível. Como você entregá-lo cada mensagem, lê-lo em voz alta. Desta forma, não há nenhuma chance de que ele vai perder uma mensagem importante.
dicas avisos
- Saber quando falar. Se uma mensagem é realmente uma emergência, especialmente com a família do chefe, interrompê-la e dizer-lhe sobre o chamador imediato. Algumas coisas na vida são mais importantes do que uma reunião de negócios.
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