Como criar ficheiros de revolvimento para um escritório

instruções

1. Encontrar um bom local para seus arquivos de revolvimento. Esses arquivos são lembretes de tarefas que você precisa para concluir em tempo hábil. Esses arquivos devem estar perto, mas não interferir com a sua área de trabalho. Se você tem uma gaveta de arquivo em sua mesa, que seria preferível. Você será capaz de acessar esses arquivos sem muito esforço. Se essa opção não está disponível para você, basta encontrar um armário que é mais próximo de você ou comprar um sistema de arquivamento portátil.

2. Compreender o sistema de arquivo de referência rápida. Existe uma maneira fácil de organizar e compreender seus arquivos de revolvimento e que é através de um sistema colorido. Escolha 12 pastas de arquivos em uma cor para todos os meses. Escolha outra cor para as cinco pastas que representam os dias da semana (de segunda a sexta-feira). Se você quiser ser mais específico, você pode substituir os cinco arquivos de segunda a sexta com um arquivo para todos os dias do mês. Este caso seja recomendado para aqueles com um monte de informações e tarefas para se lembrar.

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   Uma vez que todas as suas pastas estão reunidos nas quantidades apropriadas, você pode rotular os arquivos. Claramente rotular os meses, dias ou datas. Coloque as guias, se eles são móveis, em uma ordem na qual você pode ler os arquivos (da esquerda para a direita nos slots).

4. Organize seus arquivos de revolvimento por data mais próxima. pasta do mês atual pode permanecer na frente. Seguindo que você deve ter as pastas semanais ou as pastas diárias, dependendo do sistema escolhido. Lembre-se de mantê-los em ordem. Após esses arquivos, os arquivos mensais restantes devem ser colocados dentro do sistema de arquivamento.

5. Depois de uma pasta semanal ou diária é concluído, você pode movê-lo de volta para o próximo mês. Isso irá prepará-lo para o mês seguinte, sem ter que tomar o tempo extra para se reorganizar. Assim que você terminar um mês inteiro, você pode colocar o arquivo mensal na parte de trás do sistema de arquivamento.

6. Verifique sempre os arquivos mensais, bem como os arquivos diários e semanais. Você não quer se esquecer de algo. Se isso é algo que você tem medo vai acontecer, distribuir todas as tarefas mensais para os arquivos diários / semanais até que não há mais nada. Esta é provavelmente a melhor solução para muitos escritórios e indivíduos.