Como implementar um sistema de arquivos no Office Accounting

Arquivamento é importante na organização de uma operação de negócio.

funcionários de contabilidade lidar com um monte de papelada e sem um sistema de arquivamento, o escritório pode rapidamente se tornar uma bagunça. É comum para os departamentos de contabilidade para ter muitos armários, inclusive os bloqueados, para salvaguardar a folha de pagamento e outras informações confidenciais. O acesso aos arquivos financeiros e dados deve ser limitada - escritórios não devem estar colocados em espaços públicos. A implementação de um sistema de depósito no escritório de contabilidade coloca alguns problemas, mas pode ser feito com sucesso e aumentar a eficiência do departamento.

Configurar dois tipos de arquivos. Um armário ou gaveta é para arquivos diários, que normalmente são armazenados longe após o final do ano. Esses arquivos incluem a maioria de seus itens de despesas e de renda. O segundo tipo de ficheiros refere-se ao armazenamento de itens permanente ou a longo prazo que têm de ser acedido ao longo do tempo. Exemplos seriam arquivos para as políticas e procedimentos, contratos, ativos fixos, apólices de seguro e outros documentos que não podem ser transportadas para longe após o final do ano.
documentação de arquivo por tipo. As despesas são arquivados separadamente em folha de pagamento e outras áreas de contabilidade. Não misturar e combinar. Se determinadas operações pertencer a mais de uma área, tais como despesas e ativos fixos, fazer cópias da papelada e colocar a documentação em ambos os arquivos. As despesas podem ser apresentadas em ordem alfabética, por nomes de fornecedores, enquanto os arquivos do ativo imobilizado podem ser classificados por data de compra. Dependendo do seu negócio, backup de renda é arquivada por data de recepção ou data de depósito para facilitar reconciliações bancárias mais tarde.
Use cores diferentes com seus arquivos. Por exemplo, você pode registrar todas as suas despesas em pastas vermelhas, renda em verde e contratos em pastas amarelas. Se você está procurando um item de renda, ir direto para as pastas verdes, economizando tempo e energia. Se você ver um arquivo vermelho que ao redor, você pode movê-lo para o armário de arquivo correto, sem problemas ou atrasos. coordenação de cores faz a apresentação fácil.