Embora os funcionários podem ir e vir, de arquivo de um empregado é muitas vezes mantidos por um número de anos, mesmo depois que ela deixou. Desde arquivos de funcionários pode conter informações sensíveis sobre as avaliações de trabalho, bem como a informação do salário, é essencial para manter os arquivos organizados no caso de uma pergunta sobre a história do trabalho do empregado sempre vem à tona. O sistema cria para organizar arquivos de funcionários deve ser simples o suficiente para usar, para que você e seus gestores podem acessar as informações de que necessitam rapidamente e eficientemente.
Coisas que você precisa
- Pasta de arquivos
- Labels
- armário de arquivo
- caixas de armazenamento
Use pastas de arquivos ou pastas para armazenar informações do funcionário. Considere pastas de arquivo com várias seções para dividir o documento em seções, tais como aplicações, informações fiscais, avaliações e treinamento.
Coloque uma etiqueta com o nome eo departamento do empregado na parte externa da pasta de arquivo.
Coloque todos os documentos relevantes para os arquivos que pertencem aos empregados. Desde que os empregados podem solicitar uma visualização de seus arquivos, no entanto, não permitem que os gerentes para incluir anotações pessoais sobre os funcionários em seu arquivo.
Classificar os arquivos e colocá-los em ordem alfabética. Se você tiver uma grande empresa, você pode querer classificá-los ainda mais pelo departamento os funcionários trabalham em.
arquivos de funcionários da loja em um armário ou de armazenamento de arquivo armário fechado. Use caixas de armazenamento que permitem pastas de arquivos para permanecer na posição vertical, se você está armazenando-os em um armário para permitir o acesso fácil se você precisar recuperar um.
Transfira os arquivos de funcionários que já não trabalham com a empresa para um local diferente. Isto irá manter arquivos de funcionários atuais mais ágil e organizado.
dicas & avisos
- Desde arquivos de funcionários poderiam um dia ter de ser produzido no tribunal, manter os materiais sensíveis, tais como registros médicos, de crédito e criminais, armazenados em um lugar separado e não no arquivo de funcionários.
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