apresentação cronológica é um método de apresentação de documentos que lhe permite manter todos os documentos associados a uma determinada operação ou relacionamento comercial. O chefe entre suas vantagens é que a declaração cronológica é recordkeeping completa. É capaz de contar uma história sobre a transação ou relacionamento com uma pessoa não familiarizados com eventos. No entanto, o depósito cronológica tem as suas desvantagens e o seu método de apresentação irmã pode oferecer um melhor sistema, de acordo com os documentos a serem mantidas.
Definição
apresentação cronológica significa organizar documentos, recibos e outros registos utilizando a data do documento ou a data em que o arquivo foi criado ou modificado. O documento mais antigo é colocado no início do ficheiro com todos os documentos subsequentes serem colocados de um modo semelhante de acordo com a data e mês (por exemplo, 1 de Agosto de 15 de setembro, 30 de Agosto).
Pros
apresentação cronológica é um excelente método para grandes compras e relações comerciais significativas. Todos os documentos relacionados são mantidos a partir da data da compra ou início da relação com o dia atual, que permite explicar exatamente como os eventos ocorreram e que as pessoas ou entidades foram envolvidas. O rigor da apresentação cronológica pode ser especialmente útil em litígio. apresentação cronológica também permite que você acesse rapidamente os documentos específicos que você precisa sem pesquisar através de todo o arquivo, desde que você sabe o prazo em que os documentos foram criados ou modificados.
Cons
apresentação cronológica pode resultar em arquivos grandes que ocupam uma grande quantidade de espaço. Além disso, arquivos cronológicos pode conter papéis sem importância, tais como cartas e correspondência de rotina, que não precisam de ser arquivado. Desde todos os documentos relacionados com uma matéria são mantidos pode ser difícil para puxar facilmente um documento específico que você precisa se você não sabe a data em que foi criado ou modificado. Uma forma de atenuar esta desvantagem é manter um índice de todos os documentos do processo com uma coluna listando a data do documento e uma segunda coluna descreve o documento para que você pode facilmente localizar um determinado documento. O índice deve ser atualizado cada vez que um novo documento é adicionado ao arquivo.
Arquivo cronológica inversa
Outro método relacionado, mas diferente de arquivamento, é reverter apresentação cronológica. Usando este método, o mais recente documento é colocado no início do ficheiro com todos os documentos a serem arquivados de um modo semelhante (por exemplo, 1 de Junho, 1 de Maio, 1 de Abril). Se pretende utilizar o cronológica ou reverter método cronológica é uma preferência pessoal, mas muitas pessoas preferem este último para a apresentação de itens como cartões de crédito ou contas de serviços públicos pagos porque faturas mais antigas e confirmações de pagamento podem raramente precisam ser acessado.
Sistemas de arquivamento para o escritório
Como alterar documentos do tribunal após a emissão
Como encontrar um documento recentemente modificada no microsoft word
Cv resume vs.
Métodos de arquivamento de documentos