O objetivo de um sistema de arquivamento bom centra-se na rápida recuperação de informações armazenadas na observação de um momento. As empresas contam com sistemas de arquivamento adequadamente desenhados para permitir o acesso rápido a informações sobre clientes e clientes. Antes de colocar um sistema de arquivamento no lugar, seguir algumas técnicas básicas e orientações.
Coisas que você precisa
- Pasta de arquivos
- marcadores de tinta
- documentos
- fichário
- Labels
Informações categorizar
Cada pasta de arquivo terá que se encaixam em uma categoria designada pertencente ao assunto do documento. Anote as possíveis categorias, estreitando-os para aqueles que descrevem mais apropriadamente o documento. Por exemplo, uma instituição financeira pode definir um sistema de arquivamento e escolheu chamá-lo "Contas de clientes." O tipo de sistema divide-se em seções de arquivamento por "Contas correntes," "Contas Vencidas" e "Contas fechadas."
Organize seus arquivos usando um sistema como numérica, alfabética ou cronológica. O uso de qualquer um destes três métodos varia dependendo do tipo de informação arquivada. Um escritório de advocacia pode optar por apresentar suas informações usando o método numérico, a apresentação pelo número do processo, ao passo que um consultório médico pode optar por organizar arquivos de pacientes utilizando o método alfabética, a apresentação de pacientes por nome. Por outro lado, uma empresa cujas informações de recuperação necessidades dependem de datas usaria o método cronológica, optando por apresentar informações por data.
Você também pode usar uma combinação desses métodos de arquivamento, dependendo da especificidade necessária de subcategorias dentro do sistema de arquivamento. arquivistas pode ser mais detalhada em seus métodos, optando por usar métodos cronológicos e alfabéticos, organizar pela primeira vez por data, então subcategorizing em ordem alfabética. Esta técnica faz com que os arquivos de clientes pesquisados pela data em que o cliente começou a fazer negócios com a empresa.
Etiquetar seus arquivos corretamente para uma fácil recuperação. Cuidadosamente aplicar o rótulo para a guia de arquivo para tornar o título etiqueta bem visível sobre o arquivo para pesquisas fáceis. Usando abas dos arquivos codificados por cores é outra opção. Incorporando arquivos organizados por determinada cor guia, codificação de cores permite a localização imediata de arquivos de Etiquetagem arquivos corretamente permite que aqueles que procuraram o banco de dados de arquivo para localizá-los em uma matéria oportuna e eficiente.
dicas & avisos
- Agora que seu sistema de arquivamento está no lugar, você precisa de um programa de manutenção para gerenciar e proteger suas informações. Elaborar um plano para determinar o que vai acontecer aos seus arquivos quando eles não são mais necessários. Limpar arquivos out-of-date periodicamente, o que irá manter os seus sistemas de arquivamento organizado e liberar espaço para a adição de novos arquivos. Arquivos eliminados do seu sistema de arquivamento cair em uma das duas categorias: disposição ou arquivamento. Se você optar por não usar uma fonte externa para eliminar ou arquivar arquivos, criar espaço para armazenar arquivos que deseja arquivar. Além disso, criar os meios adequados para jogar fora todos os arquivos destruídos.
- Tome cuidado extra quando capina sistemas de arquivamento. informações do cliente são extremamente confidenciali- estabelecer um programa de manutenção adequada para o seu sistema de arquivamento para impedir que informações caiam nas mãos erradas.
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