Como você escolhe para organizar seus arquivos de escritório tem um impacto importante sobre a eficiência e produtividade. Um sistema de arquivamento deve ser baseada em como os arquivos são usados no escritório, quais as características do arquivo são mais frequentemente referidos e como os arquivos são verbalmente solicitado. Responder a estas perguntas irá ajudá-lo a determinar o melhor sistema para organizar seus arquivos.
Coisas que você precisa
- fichário
- Pasta de arquivos
- etiquetas de arquivo
Determine se você vai organizar arquivos em ordem alfabética por assunto, numericamente usando um sistema de numeração pré-determinado ou cronologicamente por qualquer data de criação ou data de vencimento. Criar arquivos temporários e permanentes. arquivos temporários Atualmente arquivos ativos que têm uma data final atribuído no momento em que o arquivo pode ser destruído ou colocado com arquivos arquivados. Exemplos de arquivos temporários incluem projetos atuais, itens de ação e materiais a serem lidos. arquivos permanentes são aqueles que não acessado como frequentemente, mas precisam ser mantidos nos arquivos para referência futura.
Anote seus títulos de etiqueta e definições em um documento que pode ser referenciada. Por exemplo, se você usar um sistema de arquivamento numérica, anote o assunto Cada número corresponde a e lista de exemplos de documentos que seriam incluídas dentro do assunto. Isso ajuda a manter a consistência no momento da apresentação de documentos.
Criar pilhas de documentos temporários, documentos permanentes e lixo. Classificar documentos antes de incluí-los no sistema de arquivamento. Não arquivo que não precisa de ser salvo.
Escolha um local de armazenamento de arquivos. Você pode decidir que os arquivos ativos temporários precisam ser arquivado em sua gaveta da mesa onde eles são facilmente acessíveis. Arquivos compartilhados entre o pessoal deve estar localizado centralmente no escritório. Se você trabalha com arquivos que precisam ser protegidos, como arquivos contendo as informações pessoais dos clientes, use um armário de arquivo de bloqueio e determinar quem no escritório terão acesso.
Crie seus arquivos. arquivos de etiqueta com o seu sistema alfabético, numérico ou cronológica. Lembre-se que enquanto você quer ser específico com seus títulos de etiqueta, você também quer os títulos de ser suficientemente ampla para abranger vários tipos de documentos. Por exemplo, ao invés de rotular um arquivo com um nome de reunião específica criar um arquivo para reuniões com a presença em um ano e armazenar todos os documentos relevantes na mesma. Isso mantém você de criar vários arquivos em que apenas um ou dois documentos nunca vai ser armazenados.
dicas & avisos
- Lembre-se simples é sempre melhor. Tente evitar sistemas de arquivamento complicadas que serão difíceis para você e equipe de lembrar.
- Use um arquivo de referência rápida para tarefas específicas de data, como pagamento de contas ou faturamento. Organize seu arquivo de referência rápida por mês ou dia, dependendo das tarefas e limpar o arquivo como as tarefas são concluídas por qualquer documentos jogando fora ou movê-los em um arquivo permanente.
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