Como gerenciar documentos do projeto

Estabelecer um formato de nomeação de arquivo data carimbada. Em projetos ocupados documentação é atualizado diariamente e documentação pode ser perdido se não for chamado adequada, através da criação de um nome de arquivo data carimbada salvar os membros da equipe de formato pode encontrar a documentação mais recente projeto. O formato usaria o ano, mês e dia em que o documento foi salvo pela última vez: "filename-YYYYMMDD.ext". Um exemplo de um documento com uma última gravação data de 19 de junho de 2010 seriam salvas como "filename-20100619.ext". Se os documentos são editados e salvo várias vezes por dia, adicionar um selo de tempo para o arquivo de acordo com a extensão- Fossil-scm.org, selos de tempo podem ser adicionados para o carimbo de data da seguinte forma: AAAAMMDD-HHMMSS- HH para a hora, mm para o minuto e SS para o segundo.

Guardar documentos nas mesmas localizações de pastas. Salvando a documentação em mesma pasta com um formato para salvar arquivo irá permitir que os membros da equipe para reunir a documentação mais recente para editar ou revisão.

Ter um atualizar documentos pessoa. Se os membros da equipe não são capazes de seguir corretamente o formato para salvar arquivo ou estão constantemente a perder atualizações de documentos, ter uma pessoa a documentação actualização pode resolver este problema. O processo seria para todas as atualizações de documentos que passar por um indivíduo designado, que iria recolher e atualizar toda a documentação para membros da equipe de revisão.

Organizar a documentação por fases do projeto. Projetos que são executados por um longo período de tempo tem várias fases, de modo a organizar a documentação para coincidir com as fases do projeto é um método de gerenciamento de documentos eficaz.

Organizar a documentação de requisitos do projeto. projetos complexos têm exigências significativas, de modo que a gestão de documentação com base nos requisitos do projeto vai ajudar a organizar a documentação do projeto com base nos requisitos. Estabelecer no âmbito do projecto pasta os diversos requisitos do produto e colocar seus documentos nessas pastas e ordenar os documentos por o formato para salvar arquivo.

Use software para gerenciar documentos do projeto. Gestão da documentação manualmente pode ser esmagadora devido à quantidade de documentos a atualização, as várias convenções de nomenclatura e locais. Usando o software para gerenciar a documentação do projeto pode ser mais fácil como o software irá gerenciar as revisões, ilustram atualizações e garantir a documentação não está sendo atualizado ao mesmo tempo. exemplos de gerenciamento de documentos e software de colaboração são o Microsoft SharePoint para meados de grande Aconex empresas- para a construção e projetos- engenharia e OpenDocMan para gerenciamento de documentos livre.

Backup de documentos regularmente. Parte da gestão de documentos é garantir que a documentação é feito o backup regularmente. Fazer o backup de seus documentos garante que, mesmo se a documentação está perdido, ele pode ser recuperado.

documentação segura com vários níveis de acesso. Parte da gestão de documentos é garantia de documentos de vários usuários, fornecendo níveis de acesso para ler, escrever, apagar ou todos os três. Esse nível de acesso pode ser estabelecida dentro do documento, salvando o documento como ler, ler e escrever. Esta função de poupança é feito usando a função "Salvar como" dentro do documento.