Uma boa comunicação com os fornecedores da sua empresa é essencial para manter uma cadeia de fornecimento bom funcionamento. Quando o seu negócio muda, você quer certificar-se de todos os seus fornecedores são notificados e ter tempo para atualizar o contato e envio de informações. Uma carta de mudança de endereço não é difícil de preparar, mas você precisa fazer um pouco de planejamento. Evite deixar essa tarefa até o último minuto.
Compilar uma lista abrangente de fornecedores da sua empresa. Comece a fazer a lista de pelo menos seis semanas antes da data efetiva da deslocalização empresarial, para que possa enviar para fora a mudança de letras de endereço cedo. Pode ser necessário enviar mais de uma letra em alguns casos. Por exemplo, um vendedor pode ter um serviço de encomendas e transporte, que é separada de seus escritórios de cobrança. Você precisaria notificar ambos.
Colocar a informação de mudança de endereço só no corpo da carta aos fornecedores. Usar papel timbrado da empresa ou colocar o seu endereço atual e informações de contato na saudação ou fechamento da carta a seguir o seu formato habitual carta comercial.
Diga fornecedores que sua empresa está se mudando no primeiro parágrafo da carta e dar a data da mudança. O movimento real pode demorar vários dias, para dar a data exata em que a correspondência e as transferências devem ser enviadas para o novo endereço. Explique por que a empresa está se movendo. Por exemplo, dizer fornecedores a empresa está em expansão e precisa de uma maior facilidade permite que eles saibam o que está acontecendo de uma forma que cria uma impressão favorável. Se vai haver um período durante o qual as operações são desligados, indicar as datas o negócio será fechado.
Coloque o novo endereço da empresa no segundo parágrafo. Se o endereço vai ser diferente do endereço, incluí-lo também. Fornecer outras informações de contato que está mudando, como números de telefone. Enviar a carta de mudança de endereço de pelo menos três semanas antes da mudança para que os fornecedores têm tempo para atualizar seus registros. Finalmente, fornecer um número de telefone ou endereço de e-mail para os vendedores para fazer perguntas, se necessário.
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