Muitas empresas, grandes e pequenas, utilizar cartões de crédito emitidos por empresas como uma maneira para os funcionários para completar pequenas compras ou pagar outras despesas relacionadas ao negócio. A fim de reduzir a possibilidade de mau uso, políticas bem definidas para o uso do cartão deve ser comunicada aos funcionários e seus supervisores. Estas políticas devem abordar questões tais como o uso adequado, segurança, limitações e procedimentos de revisão.
Responsabilidades do titular do cartão
Empregados selecionados para receber cartões de crédito empresariais devem ser considerados responsáveis pela segurança do cartão, bem como a privacidade das informações relacionadas com a empresa. Esta responsabilidade deve incluir manter o cartão em um local seguro, protegendo o número de identificação pessoal do cartão e revisão de declarações para a atividade fraudulenta. cartões de crédito da empresa nunca deve ser usado por qualquer pessoa que não seja o titular do cartão. cartões perdidos ou roubados deve ser relatado ao emissor do cartão ea empresa o mais rapidamente possível.
Limites de gastos
cartões de crédito da empresa deve incluir limites de gastos de acordo com as necessidades esperados do funcionário. Estes limites devem ser comunicados ao trabalhador, no momento da emissão, e estritamente observados. Os funcionários devem assegurar que a utilização não ultrapasse esse limite ou incorrer em penalidades over-limit ou taxas. cartões de crédito da empresa nunca deve ser usado para avanços de dinheiro.
Relatório de Uso
Os funcionários devem ser responsabilizados por relatórios de uso regulares para o supervisor designado. Estes relatórios devem incluir uma explicação detalhada de cargas individuais, recibos originais e códigos de contabilidade da empresa adequadas. Esta informação deve ser anexada à declaração mensal aplicável e enviado com tempo suficiente para evitar taxas de pagamento atrasado.
uso pessoal
A não ser incluído como parte de um pacote de remuneração de empregados, uso pessoal de um cartão de crédito da empresa não deve ser permitido. uso pessoal devem ser definidos como quaisquer encargos que não estão directamente relacionadas com o funcionamento da empresa ou gastos relacionados. uso pessoal em situação de emergência deve exigir uma explicação adicional e reembolso imediato para a empresa.
Uso comentário
Avaliação do uso do cartão de crédito do empregado deve ser conduzido em uma base regular. Esta avaliação deve ser conduzida por ambos supervisor imediato do funcionário e um membro do departamento de contabilidade da empresa. supervisor do funcionário deve ser responsável por determinar o uso conforme aplicável e adequado para as responsabilidades do trabalho do empregado. O departamento de contabilidade deve assegurar que os pagamentos e créditos são processadas corretamente e limites de uso não foram ultrapassados.
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