Dicas de organização para assistentes executivos

Designar uma parte de sua mesa como o "façam" área em vez de ter notas pegajosas e papel em todos os lugares. Coloque os itens em uma caixa ou pasta em sua mesa e verificá-lo periodicamente durante todo o dia. Como as tarefas são concluídas, remover os itens da mesa a um "pasta done" ou para uma caixa para depósito. No início de cada dia, faça uma lista completa de tarefas para o dia e colocá-lo no "façam" pasta. Raspe as tarefas à medida que são concluídas. Adicionar tarefas como eles vêm a você e no final do dia se certificar que tudo está concluída.

Designar dias para tarefas semanais. "Você pode organizar a sua semana para que você saiba, até certo ponto, de qualquer forma, o que você estará fazendo," diz Victoria Moran de OfficePro Magazine. Por exemplo, escolha quarta-feira como dia rasgar e manter os papéis que necessitam de trituração em uma caixa até o momento. Ou, Tally fundo de maneio às sextas-feiras. Isso também pode trabalhar com as atividades diárias. Moran sugere o retorno de voz e e-mail em determinados momentos por dia. (REF1) Dessa forma, você não terá que parar o que está fazendo com freqüência durante o dia.

Usando um código de cores pode ajudar a organizar o que precisa ser feito e quando. "Sempre pensar sobre quais as tarefas que você executa e quantas vezes você realizá-las," diz Judith Allen Secreta administrador. (REF2) Código tasking semanal de uma cor como vermelhos dar tarefas diárias, tarefas mensais azul amarelo e assim por diante. tarefas lugar nas pastas de código em seguida, tomar o seu calendário e marcar o que precisa ser feito com um quadrado colorido por trás dele. Em agendas eletrônicas, digite as palavras nas cores da tarefa, se você não pode fazer uma caixa.

Partilha de responsabilidades é uma parte essencial em permanecer organizado. Pode parecer difícil, pois você é a pessoa que a maioria das tarefas são delegadas, mas isso pode ser feito. Às vezes, a actualidade da sua tarefa depende das ações de seus supervisores e colegas de trabalho. Se você está no comando de Livro de equilíbrio, dar aos seus colegas de trabalho a prazo para entregar os seus topos. Também tê-los sair cada cheque que tomar a partir do livro. Se você chefe está indo em uma viagem, ter-lhe escrever ou dar uma lista do que precisa ser feito. Em seguida, dar-lhe uma cópia da lista para se certificar de que vocês dois estão na mesma página. Além disso, dar colegas de trabalho pastas especiais para transformar em todos os recibos de fundo de maneio em uma pasta. Dessa forma, você não terá que ir caçar ninguém quando é hora de conciliar a gaveta.