Como escrever e-mails diplomáticos

Configure o tom

• Configure o tom concentrando-se em como as suas ideias, mensagens ou instruções irá ajudar os seus funcionários. Reconhecer quaisquer lutas relacionadas com o trabalho que estamos enfrentando, tais como problemas técnicos ou contratempos, e perguntar - em vez de demanda - quando há algo que você deseja ou precisa. Por exemplo, se você está adicionando mais pessoal para um projeto existente, escrever, "Eu sei que este projecto tem colocado esforço adicional em sua equipe, então eu perguntei Jane Doe para ajudar com a edição de cópia. Você seria capaz de fornecê-la com um rascunho antes do fim de semana?" linguagem diplomática tem um tom educado que tenta colocar destinatários à vontade.

Mantê-la profissional

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  Evite pessoal, confidencial ou assuntos sensíveis, tais como informações de salário, problemas de pessoal ou conflitos internos, em um e-mail diplomática. discutir apenas assuntos públicos, sugere revista Inc.. Sempre endereço questões pessoais ou confidenciais face-a-face ou por telefone, se uma reunião face-a-face não é possível. Você nunca sabe quando um e-mail pode ter passado ao redor do escritório. Use saudações profissionais e fechamentos, para que os destinatários saibam que a correspondência é, não de natureza pessoal relacionado com o trabalho. Por exemplo, iniciar o e-mail com "Olá," "saudações" ou "Bom Dia" -- não "Ei," "yo" ou "A meus pio."

Escolha suas palavras sabiamente

• Focar em "Eu" demonstrações, em vez de "você" declarações, especialmente quando você está abordando falhas, erros ou correções em um email. Explique suas declarações, para que os destinatários obter uma compreensão clara de seus objetivos e intenções. Por exemplo, se você quiser enviar um e-mail de toda a empresa sobre a importância do cumprimento dos prazos, escrever, "Ele sempre foi meu objetivo de cumprir os prazos, a fim de manter uma forte base de apoio ao cliente. Pontualidade e eficiência são duas das minhas principais prioridades, então por favor contacte-me se ocorrerem situações que podem levar a dificuldades de prazo."

Seja direto e específico

• Estar honesto e direto com sua correspondência, para que seus colegas de trabalho não tem que ler nas entrelinhas ou adivinhar o que você está tentando dizer. linguagem diplomática é discreto, conciso e direto ao ponto. Remover excesso de palavras, pensamentos ou idéias que podem confundir os seus funcionários ou atolar no seu e-mail. Por exemplo, se você quiser lutar contra as violações do código de vestimenta empregado em um e-mail aos professores, escreva, "Por favor, revise os requisitos do código de vestimenta no manual do funcionário. Não bermudas, tops ou chinelos durante o horário escolar." Endereço e-mail para "todos os empregados," de modo que ninguém é apontada.