Como escrever uma nota de reunião

Siga os procedimentos padrão para a comunicação empresarial escrita quando a formatação de um memorando de reunião - espaço único e deixou justificar o conteúdo, pule uma linha entre parágrafos, coloque um espaço depois de cada período e não recuar quando você iniciar um novo parágrafo. Use títulos específicos, tais como "O que levar para a Reunião" para ajudar os destinatários a identificar informações importantes e fornecer listas numeradas e pontos para que eles possam localizar rapidamente as informações de que precisa, recomenda a Universidade de Purdue Writing on-line Lab. Deixar uma margem de 1,5 polegadas na parte superior - a menos que você use papel timbrado e deve aumentar a margem - e escrever a palavra "MEMORANDO" em letras maiúsculas em negrito no topo da página, recomenda Universidade Loyola em Nova Orleans.

Fornecer informações específicas sobre a reunião. Não utilize memos reunião para discutir outras questões que não são relevantes para a reunião, recomenda o University of Maryland University College. Incluir a data, hora e local da reunião, o tópico principal e quem está conduzindo a reunião no título. Abordar o memorando a funcionários individuais, todo um departamento, uma equipe específica ou toda a equipe, conforme necessário. Fornecer um breve resumo do que será discutida na reunião e incluir instruções ou anexos, se você quiser funcionários para ler ou preparar materiais antes da data da reunião. Mantenha seu memorando para uma página ou menos.

Use uma linguagem profissional cotidiana comum em sua nota e evite gírias, sarcasmo ou piadas. Claramente quando, onde e por que você está conduzindo a reunião, e não tentar impressionar os destinatários com palavras do vocabulário de babados. Seja direto e específico com seus detalhes da reunião e instruções, mantendo um tom educado e cortês. Evite emoção e cumpri-fatos básicos sobre a reunião, de acordo com a Universidade Loyola. Mesmo que você estará discutindo questões emocionalmente carregadas, conflitos ou preocupações da empresa durante a reunião, o memorando reunião precisa de um tom calmo e neutro.

Enviar uma nota de reunião da mesma maneira que você normalmente se comunicar com os colegas de trabalho e funcionários. Por exemplo, um diretor de escola primária pode colocar uma cópia do memorando na caixa de correio interno de cada professor. Ou, ela pode enviar memos eletronicamente para endereços de correio electrónico de trabalho dos professores. Apenas enviar uma mensagem memorando de texto para seus funcionários se você já notificado com antecedência que você planeja se corresponder dessa forma. Memos são geralmente muito tempo para enviar usando mensagens de texto, a menos que você só está fornecendo a data, hora e local. Evitar o uso de contas de e-mail pessoais dos funcionários para o negócio, mas não hesite em enviar memos de reunião para trabalhar endereços de e-mail.