Quando um arquivo empresa QuickBooks teve muitas operações durante um longo período de tempo, o espaço ocupado pelo software QuickBooks aumenta. Isso pode causar lentidão extremas do processo operacional QuickBooks. A solução para isso é para arquivar os anos anteriores de seus arquivos da empresa. Em versões mais antigas do QuickBooks, este processo foi chamado "arquivamento"- Nas versões mais recentes, é chamada "limpar os dados da empresa." Este processo condensa arquivos da empresa do ano fiscal anterior, removendo os detalhes de cada transação fechada, deixando apenas os totais.
Criar e salvar um backup
Insira uma unidade flash ou CD-ROM no computador.
Clique no "Arquivo" botão na barra de menu superior, em seguida, selecione "Salvar cópia ou cópia de segurança." Você será perguntado se você gostaria de salvar este Backup-escolher o flash drive ou CD-ROM.
Clique na "Nome do Arquivo" caixa de e tipo "arquivado" antes da extensão. Clique "ESTÁ BEM," eo arquivo será feito o backup para a unidade flash ou CD-ROM.
Arquivar o arquivo
Clique "Arquivo" na barra de menu superior e selecione o "Utilities" opção. Quando a próxima janela se abre, clique em "Dados Clean Up Company."
selecionar "Remover Transações a partir de uma data específica." A data que você escolher vai ser o fechamento date- todas as operações anteriores àquela data serão condensados e os detalhes dessas transações serão removidos.
Clique "Próximo" para abrir a próxima janela, onde você vai escolher critérios adicionais para a remoção de transações. Existem quatro opções: remover banco em saldo e cartão de crédito Transações remover transações marcadas para serem printed- remover faturas e estimativas marcadas para serem sent- remover transações contendo custos não faturadas ou unreimbursed. Clique "Próximo."
Optar por excluir os itens que não têm operações na próxima janela que se abre. Esses itens incluem contas, clientes, fornecedores, outros nomes, itens de fatura e "Façam" notas.
Clique "Comece Cleanup." Salve o arquivo de limpa-up para o desktop ou disco rígido externo para continuar trabalhando no QuickBooks.
dicas & avisos
- Contadores normalmente arquivar dados do QuickBooks após o ano fiscal ter terminado. Se você tem um número de transações que não tenham fechado para fora, você pode querer considerar o arquivamento de transações a partir de dois anos antes.
- Manter o arquivo de backup em um local seguro no caso de você precisa voltar para uma transação específica para obter detalhes sobre uma transação fechada.
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