Criando um catálogo de endereços em seu computador é uma ótima maneira de manter todos os seus contatos em um só lugar. E, Microsoft Excel é o melhor software para usar para fazer um livro de endereços em um computador. Excel é amplamente disponível e acessível para a maioria de todos, e é muito fácil de usar. Criando um catálogo de endereços no Excel simplesmente envolve a criação e formatação de algumas colunas, e em seguida inserir informações. Uma vez que o livro de endereços está configurado, ele pode ser facilmente utilizado para a fusão mail ou como uma lista de referência. As instruções a seguir irão ajudá-lo a configurar um catálogo de endereços em Excel 2003 ou Excel 2007.
instruções
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Abra o Microsoft Excel no seu computador. Você vai ver que uma planilha abre com linhas e colunas predeterminadas. Você vai usar essas linhas e colunas para configurar o seu livro de endereços.
- 2
Adicione um título para o topo da folha de cálculo. Isso irá ajudá-lo a lembrar o que informação está em um livro endereço particular. Você pode precisar configurar diferentes agendas de endereços para vários fins - por exemplo, um para os membros de um clube do livro e um para os membros da família. Ter um título claro lhe ajudará a manter tudo organizado. Faça o título em negrito e aumentar o tamanho da fonte, utilizando as ferramentas na barra de ferramentas superior.
- 3
Ir um par de linhas após o título e entrar posições para as colunas no livro de endereços. Os seguintes títulos de coluna será muito útil: nome, endereço, cidade, estado, CEP, número de telefone, número de fax e endereço de correio electrónico. Tipo nestas rubricas em colunas A a H, respectivamente. É muito importante que cada item é inserido em uma coluna separada.
- 4
Centro e em negrito nos títulos das colunas. Para fazer isso, clique no número da linha à esquerda da linha de títulos. Isso irá destacar ou selecionar, a linha inteira. E, em seguida, usar as ferramentas negrito e centro na barra de ferramentas superior.
- 5
Digite as informações de contato em cada coluna. As informações de cada contato deve ser inserido em uma linha separada. Dependendo de quantos contatos você tem, isso pode levar algum tempo. Mas, lembre-se, você só precisa fazer isso uma vez. No futuro, você só vai ter que adicionar novos contatos e atualizar informações. Se você não tem certos elementos de informação para determinados contatos, deixar a célula em branco. Lembre-se de usar as abreviaturas do estado de duas letras que a estação de correios exige.
- 6
Formatar o texto na coluna CEP para fazer todos os códigos postais têm a mesma aparência. Realce todo o texto na coluna, com exceção do título da coluna. direita; clique nas células realçadas e selecione "Formatar celulas." Clique no "Número" guia e clique em "Especial" no "Categoria" caixa. Clique em "CEP" ou "CEP + 4" no "Digitar" caixa. Clique "ESTÁ BEM." Isso fará com que todos os códigos postais têm a mesma aparência.
- 7
Formatar o texto na coluna Número de telefone de modo que todos os números de telefone na coluna têm a mesma aparência. Realce o texto na coluna Número de telefone, exceto para o título da coluna. direita; clique sobre ele e selecione "Formatar celulas." No "Número" guia, selecione "Especial" de "Categoria" caixa. Clique em "Número de telefone" no "Digitar" caixa. Clique "ESTÁ BEM."
Como usar uma folha de excel