Técnicas de elaboração de relatórios

A primeira técnica que você precisa entender em escrever um relatório eficaz é reconhecer as quatro fases do processo de elaboração de relatórios. Estes estágios são relatório de planejamento relatório preparation- ou arranjo da ordem relatório da Apresentação de escrever o relatório- e aprimorando ou rever o relatório para que o projecto final de forma eficaz e eficiência transmite a mensagem de que você precisa o relatório para transmitir, como descrito na Escola de Computação e Tecnologia no site da Eastern Mennonite University.

Alguns relatórios com fins limitados podem envolver apenas duas atividades fase de preparação tanto focado em um processo de identificação. Estas técnicas envolvem a identificação do tipo de relatório que você precisa para escrever e, em seguida, identificar o público do relatório, juntamente com as necessidades do público em termos da informação que você irá se comunicar. Você provavelmente vai escrever um relatório em um estilo diferente de um professor universitário do que você vai para um gerente técnica em um ambiente de negócios. Outros relatórios, no entanto, pode exigir atividades de preparação adicionais. Particularmente, você pode precisar de fazer essas actividades de investigação como material o relatório requer a leitura ou entrevistar especialistas em uma disciplina profissional. Você precisa de um bom senso de que os dados que você espera para incluir a avançar desde a preparação até o planejamento, ou arranjo, fase do processo de elaboração de relatórios.

Alguns escritores de negócios profissionais consideram a fase de planejamento como igual ou até maior do que o relatório real escrevendo fase, quando se trata de escrever documentos de negócios eficazes. Um bom planejamento pode ajudar um escritor mais facilmente escrever um relatório eficaz, estabelecendo as seções com antecedência de uma forma lógica e ordenada. Isso permite que o escritor em um sentido simplesmente "Preencha os espaços em branco" durante o processo de escrita. Quando você tem tudo, ou mesmo a maioria, dos dados em que você irá basear seu relatório em mãos, planejar como você quer organizar esses dados, e listar os títulos de seção que você precisa para incorporar em seu relatório.

Grupo seus dados de pesquisa de acordo com os títulos das seções, e escrever cada seção para transmitir uma mensagem consistente com o objectivo do relatório e a finalidade de cada seção.

Durante a revisão, rever o projecto de relatório original para todas as falhas que tornam o relatório menos eficaz do que poderia ser. Nesta etapa, procure excesso de verborreia, insuficiente clareza nas frases e parágrafos, jargão ou linguagem excessivamente técnica e uso de passiva contra voz ativa. Reescrever seu relatório tantas vezes quanto necessário, até eliminar problemas em qualquer uma dessas áreas. O relatório, em seguida, deve fluir em conjunto, a fim de comunicar o propósito do relatório, em clara fraseado, concisa, juntamente com uma apresentação ordenada de informação.